Vergaderen. We doen het allemaal én…teveel. Heel wat onderzoeken laten zien dat het echt maar de vraag is of al dat overleg van ons echt iets toevoegt. Maar we zijn er wel heel druk mee. Nederland is koploper. Het is een cultuur geworden. Waar zouden we zijn zonder vergaderen en werkoverleg?
Het zijn vaak ingesleten patronen en door het hele jaar vaak al – agenda technisch – vast ingeplande ontmoetingsmomenten. We creëren als het ware een zelfbedachte noodzaak en verplichting. Zonder ons af te vragen wat hier het nut en de noodzaak voor is. Raar eigenlijk, want de meeste mensen zijn helemaal niet zo dol op vergaderen. Ze duren te lang, zijn saai, gaan vaak ‘nergens’ over, slecht voorbereid, worden gekaapt door praters en dominante praatjesmakers en heel kostbaar.
Dat laatste realiseren we ons nauwelijks, maar is snel uit te rekenen. Tel het aantal vergader- en overleguren per jaar op en vermenigvuldig die met de personeelskosten van al die daarbij betrokken vergadertijgers. Gewoon eens doen! De moed zinkt je in de schoenen en al gauw is het glashelder dat dit waarschijnlijk vooral kosten zijn waar niet zoveel tegenover staat v.w.b. rendement. Als jij je al langer ergert aan nut en noodzaak van vergaderingen, maak dan eens dit kostenplaatje en presenteer dit op de eerstvolgende meeting. Moet jij eens opletten. Iedereen gaat rechtop zitten want zo’n rekensommetje valt vaak gewoon niet te verantwoorden. Het is peperduur!
Online vergaderen
Inmiddels is naast het offline, nu ook het online vergaderen meer en meer ingeburgerd. Ook na de pandemie zal dit ongetwijfeld een manier van vergaderen zijn die blijft bestaan. Kortom: we zijn er niet zomaar vanaf. Maar met de volgende tips kan het misschien wel wat leuker, efficiënter (slimmer en handiger) en effectiever (meer waarde en doelgericht).
10 tips voor ‘vergadertijgers’
- Vermijd egotripperij
Hoewel we veel en graag klagen over vergaderen vinden we het stiekem ook wel ego strelend. ‘Ik zit van .. tot .. in een management meeting’, klinkt ook wel lekker belangrijk. En klagen hoort daar een beetje bij. Je kunt moeilijk zeggen dat je meetings helemaal te gek vindt. Dat maakt je ook niet populair. Dus een beetje zuchten en kreunen over weer een vergadering hoort wel een beetje bij diezelfde egotripperij. Ga eens na hoe ego strelend vergaderen voor jou eigenlijk is. Jezelf een beetje relativeren kan vaak geen kwaad.
- Orde in de agenda
Een duidelijke en vooraf bekende agenda is wel een must. Starten met ‘we zien wel wat er tafel komt’ is per definitie gedoemd te mislukken. Samen met elkaar een beetje in de rondte kletsen is uiteindelijk erg frustrerend en ineffectief. Koppel aan elk agendapunt een doel. Is het opgevoerd om elkaar te informeren? Of willen we er over praten om te peilen hoe we hier over denken? Dan wel dat we over een agendapunt een besluit willen nemen. Zorg ervoor dat je vooraf weet wat het doel van het desbetreffende agenda onderdeel is.
- Kom gewoon niet
Je kunt ook besluiten niet aanwezig te zijn. Als de meeting wordt gedomineerd door een agenda waar jij niets mee kan of aan kan bijdragen, ga dan niet. Of schuif voor een deel aan wat wel effectief en belangrijk is. Stop met gedwee en zonder nadenken deel te nemen.
- Laat iedereen zich uitspreken
Zorg dat iedereen aan het woord komt. Ook de niet praters. Belangrijke rol voor de voorzitter om de dominante praters te parkeren en zwijgers uit te nodigen zich uit te spreken. Verzaakt de voorzitter, is er niets mis mee dat als deelnemer te doen. Vraag tijd en aandacht voor de mening van de deelnemers die van zichzelf zeggen: ik ben niet zo’n prater. Het zijn vaak wel denkers. En dat is belangrijk. Zwijgers krijg je aan het praten door er tijd voor te nemen en…open vragen te stellen. Maar vergeet ze niet te betrekken. Niet zelden zijn zij het juist die bijdragen aan betere besluitvorming.
- Staand vergaderen
Staand werken is niet meer zo nieuw. We doen het steeds vaker. Maar staand vergaderen vinden we nog steeds een beetje gek. Maar als afwisseling blijkt dit erg goed te werken. We zijn staand automatisch wat effectiever en sneller tijdens een vergadering. Afgezien dat staan gezonder is dan zitten, geeft het ook wel een verfrissend effect door de code van zitten te doorbreken zo nu en dan. Hoewel sommige wat ‘zwaardere’ agenda onderwerpen beter tot z’n recht komen aan de tafel, is af en toe staande vergaderen zeer aan te bevelen.
- Combineer vergaderingen
Je kunt beter wat langer vergaderen dan deze op te delen in verschillende delen van de dag. Combineer verschillende vergadermomenten in één. Onderzoek laat zien dat we dan gewoon minder druk ervaren. Dat lijkt tegenstrijdig aangezien we ook weten dat onze concentratieboog zo’n beetje maximaal een uur is. Maar je individuele taken steeds te moeten onderbreken voor weer een overlegje of meeting is doodvermoeiend. Er ontstaan door al die onderbrekingen allerlei verschillende losse eindjes. Je hoofd kan hier niet zo goed tegen.
- Deelnemers betrekken
Als je als voorzitter het gevoel hebt dat je te vaak moet ‘rukken/trekken’ aan de deelnemers om een agendapunt in een effectieve bespreken te krijgen, laat dan af toe zo’n agendapunt door anderen voorbereiden en presenteren. Als de effectiviteit lastig is te creëren van ‘buitenaf’, probeer het van ‘binnenuit’. Zet deelnemers aan het werk. Maak een of meerdere deelnemers eigenaar van een agendapunt. Je zorgt voor meer betrokkenheid.
- Wel of geen eindtijd afspreken?
Vergaderingen lijken traditioneel uit te moeten lopen. We hebben de neiging om dan een strakke eindtijd te plannen. Maar in de praktijk zien we dat iedereen die tijd dan ook vol wil maken. Hoewel je zo’n beetje kon afronden, zien we dan dat we nog tijd over hebben …en verzinnen vervolgens nog wel wat om door te gaan. Probeer het eens. Maar stop ook met niet realistische agenda’s. Stel prioriteiten en zet die bovenaan de agenda en doe die eerst. Hou de tijd in de gaten als voorzitter en met elkaar. Tussentijds even een time out – om vast te stellen waar we nog wel tijd voor hebben en waarvoor niet -kan ook helpen. En schuif anders zaken door. Er moet ook nog gewerkt worden.
- SMART actiepunten.
Ga nooit weg zonder de actiepunten te hebben geïnventariseerd en toegewezen. Check of iedereen zijn of haar actie begrijpt en doe het SMART. (specifiek – meetbaar – acceptabel – realistisch en tijdgebonden).
- Ga voor kwaliteit
Online vergaderen geeft nog weer wat extra belastingen en onaangenaamheden. Maar hoe jij denkt over vergaderen maakt wel verschil. Als je er echt van baalt en je met grote tegenzin je naar de vergadering sleept, krijg je wat je al dacht: een waardeloze meeting. Je kunt ook besluiten er iets van te maken en hier jouw bijdrage aan geven. Je bent wat je denkt. Jouw houding in de vergadering bepaalt mede de vergadering. Maak er daarom liever wat ‘moois’ van.
