Thuiswerken als gevolg van COVID-19 – en/of omdat we voordelen zien in hybride werken – is een hele uitdaging voor het management en de HR afdeling. In een tijd waarin veel bedrijven voor het eerst werken op afstand implementeren, vinden veel werkgevers en managers het moeilijk om zich aan te passen aan telewerken als nieuwe manier van zakendoen.
Als dit de eerste keer is dat je als manager verantwoordelijk bent voor het managen van externe werknemers, kan het eng zijn om hier mee om te gaan en ervoor te zorgen dat werknemers productief en betrokken zijn en in ontwikkeling blijven en groeien. De overgang naar communicatie op afstand verwijdert de persoonlijke context die ons mensen helpt om met elkaar om te gaan. Het is dus zeker niet alleen een kwestie om externe werknemers een nieuwe (technische) manier aan te bieden en ervan uit te gaan dat het vervolgens business as usual is.
Gevoelens van isolement
Managers moeten zich er ook bewust van zijn hoe werken op afstand gevoelens van isolement kan creëren bij teamleden. Als je gewend bent om je collega’s of klanten elke dag te zien, kunnen gevoelens van isolatie opmerkelijk snel de kop opsteken. Deze nieuwe externe werkomgeving kan ook van invloed zijn op focus, teamgevoel en creativiteit. Het is niet iets waar vaak over wordt gesproken. Dit vraagt om een andere manier van managen. Maar als we onze individuele werknemers en teams willen helpen gezond, gelukkig en uiteindelijk productief te houden, moeten we de stressvolle omgeving die werken op afstand voor veel mensen kan creëren serieus nemen.
10 tips voor managers die met externe medewerkers werken
Stel nieuwe grenzen en verwachtingen.
Het geven van richtlijnen, het stellen van grenzen en het herzien van de basisafspraken waar nodig zijn enkele van de belangrijkste eerste stappen die je moet nemen. Er zullen veel vragen zijn; wees toegankelijk en geef duidelijkheid over prioriteiten, mijlpalen, prestatiedoelen en meer. Geef een overzicht van de beschikbaarheid van elk teamlid en zorg ervoor dat je ze kunt bereiken wanneer dat nodig is. En net als op de werkplek moeten managers werknemers op de hoogte houden van beleids- en personeelswijzigingen, bedrijfssuccessen en tips voor thuiswerken. Maak ook afspraken voor de uren dat werknemers niet werken. Zoals het vaststellen van verwachtingen rond het reageren op e-mails en sms’jes buiten kantooruren.
Dit helpt werknemers om een gezonde balans tussen werk en privé te behouden en helpt voorkomen dat ze in een burn-out raken. We weten inmiddels dat zonder de fysieke scheiding tussen thuis en kantoor, dit vaker voorkomt bij thuiswerken.
Wees als manager georganiseerd en flexibel.
Als het gaat om het werken met teams op afstand, is het essentieel om flexibele uren toe te staan om consistentie te behouden. Hoewel een concreet plan een must is, moet je openstaan voor het aanpassen van strategieën als dat nodig is. Of je werknemers ervoor kiezen om hun uren ’s ochtends of ‘s avonds in te zetten, zou niet moeten uitmaken. Zolang het werk maar wordt voltooid en van hoge kwaliteit is.
Pas de lengte van je vergaderingen aan.
Wat binnen de kantooromgeving werkt, werkt misschien niet op afstand. Hou in plaats van lange vergaderingen korte virtuele gesprekken. Pas deze denkwijze toe op teamontwikkeling, planning en actieplanning.
Overigens is het goed jezelf als organisatie te blijven afvragen of al die vergaderuren niet gewoon ingesleten gewoonten zijn. Heel wat onderzoeken bewijzen dat deze vergadertijd nauwelijks aan te tonen investeringen zijn.
Bewustwordingstestje: Als je in een vergadering zit, tel dan eens alle aanwezigen x de totale loonsom van al deze personen bij elkaar per/uur x de vergaderduur. Ga vervolgens na of deze kosten een investering zijn of een kostenpost versus de vergader uitkomsten.
Volg de voortgang van jouw werknemers.
Laat je werknemers jou een werkschema geven, samen met taken die ze binnen een bepaalde tijd moeten uitvoeren. Dit kalmeert je angsten en geeft je team de structuur die ze nodig hebben om hun rol te vervullen. Onthoud dat het feit dat je ze niet in op hun werkplek op kantoor ziet werken niet betekent dat het werk niet gedaan wordt. Vertrouw op het proces en goede afspraken. Vertrouw je mensen en geef ze vrijheid!
Benadruk communicatie.
Het is cruciaal dat managers communiceren met hun externe personeel, omdat het werknemers op de hoogte houdt van deadlines, beschikbare middelen, werk- gerelateerde uitdagingen en de verwachtingen van managers, inclusief werkschema’s. Bedenk ook welk communicatiemiddel het beste past bij de cultuur van het team – e-mail, sms, telefoongesprekken, videochats, een intranetkanaal – en zoek naar de juiste balans tussen het constant pingen van medewerkers met appjes, sms’jes, e-mail versus radiostilte. De frequentie behoefte van communicatie kan verschillen tussen medewerkers.
De beste methode is misschien wel om werknemers te vragen hoe ze willen worden betrokken/gemanaged terwijl ze op afstand werken. Op die manier kunnen managers de vinger aan de pols houden van wat elke werknemer nodig heeft om productief te zijn tijdens het thuiswerken.
En hoewel het belangrijk is dat managers statistieken bijhouden die belangrijk zijn voor hun organisatie en contact opnemen met werknemers, kan te veel toezicht voor werknemers gevoelens van wantrouwen oproepen. Als jouw medewerkers duidelijk communiceren en doelen en deadlines halen, wat is er dan nog over om te wantrouwen?
Vergeet niet echt te luisteren.
De meest succesvolle managers zijn goede luisteraars, communiceren vertrouwen en respect, informeren naar werkdruk en voortgang zonder te micro-managen.
Enquêtes zijn een vaak onbenut hulpmiddel. Een maandelijkse of driemaandelijkse onderzoekje gericht op je werknemers kan bijvoorbeeld nuttig zijn en – anders verborgen- informatie opleveren. Vergeet niet als je om feedback bij je medewerkers vraagt, dat je iets aantoonbaars doet met de uitkomsten.
Bouw verbindingen op en wees als manager beschikbaar voor je team.
Veel werknemers voelen zich geïsoleerd en gedesoriënteerd in deze nieuwe werkrealiteit. Daarom is het belangrijk om verbindingen met werknemers op te bouwen. Deel positieve feedback, open een groepsapp, of probeer samen koffie te drinken – wat dan ook weer helpt om een gevoel van ‘normaal’ en solidariteit te behouden en iedereen eraan te herinneren dat ze geen eiland zijn dat alleen werkt. Overweeg als manager exclusieve wandelafspraken te maken met thuiswerkende medewerkers. Zo’n wandelgesprek zal je veel informatie opleveren hoe het hem/haar vergaat. De werknemer zal je dankbaar zijn voor de exclusieve kwaliteits-tijd en zich gezien en gehoord voelen.
Creëer een manier om samen te werken.
Het verstrekken van een gedeeld document dat werkactiviteiten bijhoudt, is een manier waarop managers op de hoogte kunnen blijven van wat hun teams doen. Het is een goede oefening, zelfs wanneer teams op kantoor werken. Het zal managers helpen hun verwachtingen en verantwoordelijkheden van werknemers in deze onzekere periode te verfijnen. Spreek als team ook acceptabel gedrag af voor virtuele samenwerking. Zoals hoe snel te reageren op berichten van collega’s. Is het bijvoorbeeld handig om snel een bericht te sturen met de tekst “Ik bel je terug” als je diep op iets anders gefocust bent wanneer een collega contact opneemt?
Weersta de drang om te micromanagen.
Je zou niet over de schouders van je team moeten kijken terwijl ze op kantoor zijn. Dus je zou het ook niet moeten doen als ze op afstand zijn. Regelmatige één-op-één (coach) gesprekken helpen managers micromanaging te vermijden. Deze persoonlijke gesprekken met je werknemers zal hen de mogelijkheid bieden om ervoor te zorgen dat feedback in beide richtingen kan werken. Vertrouw erop dat als ze duidelijk communiceren en doelen en deadlines halen, jouw werknemers productief zijn en hun werk effectief doen.
Vier successen.
Managers doen er goed aan om te zoeken naar mogelijkheden om dezelfde mijlpalen te vieren die op kantoor zouden worden gevierd. Medewerkers moeten het doen met een andere manier van managen: High-five momenten die tijdelijk verwisseld worden voor een virtuele elleboogstoot. Deel successen met werknemers middels video’s die de bijdragen van werknemers vertellen en vieren. Video’s, die op de website van het bedrijf verschijnen, vervangen de erkenning die ze zouden hebben gekregen op het bedrijf. Het voelt veel persoonlijker dan een e-mail en het laat zien dat als je creatief bent, de verbinding niet verloren hoeft te gaan.
Train leidinggevenden in de vaardigheid van het managen op afstand
Management vaardigheden kun je leren! Het is belangrijk dat leidinggevenden zich persoonlijk ontwikkelen in een tijd waarin thuiswerken een vaste waarden aan het worden is. Informeer daarom eens naar de mogelijkheden van een in- company training ‘Leiden & Managen op afstand’ voor jouw organisatie. Laat je managers niet door schade en schande wijs worden. De prijs die zijzelf, hun werknemers en daarmee de organisatie moet betalen is onverantwoord en veel te hoog. Je werknemers verdienen vaardige managers die weten wat ze doen in deze nieuwe en snel veranderende wereld van het hybride werken.
Psychisch verzuim: Herken het op tijd!
Het aantal mensen met psychische klachten stijgt schrikbarend. Helemaal in deze tijd van de Covid-19 pandemie. Maar ook het langdurig thuiswerken gaat velen niet in de koude kleren zitten. Het geeft lichamelijke gezondheidsrisico’s maar raakt ook onze geestelijke gezondheid. Er wordt veel gevraagd van onze mentale weerbaarheid doordat het leven op vele fronten anders is.
De cijfers van (psychisch) verzuim stijgen explosief. Meer dan ooit is het belangrijk om dit onderwerp serieus te nemen als werkgever, HR en management.
Maar weten we eigenlijk wel hoe je psychisch klachten op de werkvloer goed kunt managen? Want wat zijn psychische klachten eigenlijk? Hoe kun je psychische klachten herkennen? En niet te vergeten: Wat kan en mag je doen als werkgever, (HR) manager of vertrouwenspersoon?
Heb je vragen? Neem contact met ons op. Want psychisch verzuim gaat niet vanzelf weg
Mooi artikel! Het is inderdaad erg belangrijk om dichtbij je werknemers te staan en ook te weten wat er in hun levens speelt!
Openheid binnen het bedrijf en goede communicatie met je werknemers is belangrijk. Bedankt voor je blog!