Een eerste indruk kan een blijvende impact hebben. Het onboardingsproces van jouw bedrijf is een unieke kans om een goede eerste indruk te maken bij nieuwe medewerkers. Dit proces moet erop gericht zijn dat de nieuwe werknemer zich welkom, gewaardeerd en voorbereid voelt om te slagen in zijn nieuwe rol. Uit een recent rapport van de Society for Human Resource Management blijkt dat 1 op de 25 werknemers hun nieuwe baan verlaten vanwege slechte onboarding ervaringen.
Een slechte onboarding of inwerk periode kan desastreuze gevolgen hebben. Het kan ervoor zorgen dat een nieuwe werknemer faalt, het de efficiëntie op de werkplek in de weg staat en de kijk van een werknemer op je bedrijf verandert. Het resultaat kan hoge kosten en zelfs hogere omloopsnelheden in verloop tot gevolg hebben.
7 tips voor een succesvolle onboarding
Wat is onboarding eigenlijk? Lees hier de belangrijkste tips en manieren om de onboarding voor nieuwe medewerkers te verbeteren en ze succesvol binnenboord te houden
1. Collega’s voorbereiden op de nieuwe medewerker
Stuur voorafgaand aan de eerste dag van de nieuwe medewerker een aankondiging naar alle medewerkers, persoonlijk of via e-mail. Dit kan een oproep zijn om de nieuwe collega welkom te heten in het bedrijf. De aankondiging moet hen informeren over de rol van de nieuwe werknemers. Vertel verder iets over hun ervaringen en wat ze binnen het bedrijf gaan doen. Moedig je werknemers aan de nieuwe collega hartelijk te verwelkomen en hier alert op te zijn.
Tip: Bestel een bos bloemen en zet die neer op de werkplek. Een geweldig bewijs dat je als nieuwe werknemer welkom bent!
Wanneer medewerkers van tevoren op de hoogte zijn van de komst van een nieuwe medewerker, kunnen zij zich hierop voorbereiden. Er is tijd voor ingeruimd. Dit zal de nieuwe werknemer zeker waarderen en helpen zich daadwerkelijk welkom te voelen.
2. Zorg dat de werkplek van de nieuwe medewerker klaar is voor gebruik
Het hebben van een “thuisbasis” die klaar is om de nieuwe werknemer te ontvangen, is cruciaal voor de eerste indruk van een werknemer van jouw bedrijf. Als nieuwe medewerker is er niets ergers dan te moeten merken dat er niet op je gerekend is. Collega’s rekenden niet op je komst en er was niets geregeld v.w.b. je werkplek, faciliteiten en alles wat een medewerker nodig heeft om zijn werk succesvol te kunnen doen.
Door de computer, e-mail en telefoonnummers van de nieuwe werknemer van tevoren in te stellen en de nodige kantoorbenodigdheden te verstrekken, kan een nieuwe collega zich vanaf de eerste dag gewaardeerd voelen. Dit geeft hem of haar de tools om optimaal te presteren en geeft het gevoel er vanaf dag één bij te horen.
3. Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers toegang hebben tot alle benodigde programma’s
Zorg ervoor dat de nieuwe werknemer vóór zijn eerste werkdag toegang heeft tot alle programma’s, software of elektronische bestanden die hij nodig heeft. Maar ook dat zijn/haar werkplek op orde is. Als je deze stap overslaat, kan dit het inwerken van de nieuwe werknemer belemmeren, hun vermogen om aan het werk te gaan vertragen en de kijk op het bedrijf negatief beïnvloeden. Die first impressions zijn ongelofelijk belangrijk.
4. Plan introducties
Plan wat tijd in voor de nieuwe medewerker om op de eerste dag belangrijke mensen en afdelingen te ontmoeten. Hoewel ze misschien niet gelijk iedereen v.w.b. naam en wat ze wel en niet doen weten te onthouden, geeft dit hen een goed overzicht waar ze heen kunnen om te krijgen wat ze nodig hebben. Deze introducties zullen hen ook helpen te begrijpen hoe het bedrijf werkt. Maar ook hoe hun rol in het algemene plaatje werkt en wat van hen wel en niet kan worden verwacht. Gun nieuwe medewerkers zo’n eerste dag de ruimte, de vooraf gemaakte afspraken af te lopen. Geef hen de tijd om gewoon wat rond te lopen en gesprekken te voeren om eerste ervaringen op te doen, maar ook de tijd om die te verwerken.
5. Plan een teamlunch
Regel binnen de eerste week een lunchbijeenkomst of afterwork-bijeenkomst voor de nieuwe medewerker en directe teamleden. Dit helpt het ijs te breken en stelt de medewerker in staat om in een ontspannen omgeving kennis te maken met zijn nieuwe collega’s. Voor deze stap hoef je niet eens het kantoor te verlaten – werknemers kunnen hun lunch meenemen en verzamelen in een vergaderruimte. Neem de tijd om iets over de nieuwe werknemer te leren buiten het sollicitatieproces om. Wanneer een werknemer zich gewaardeerd voelt door zijn team op zowel persoonlijk als professioneel niveau, is de kans groter dat hij voor de lange termijn blijft. Je creëert zo een kwalitatieve binding.
6. Neem voldoende tijd voor training
De eerste week van de nieuwe werknemer moet gericht zijn op training. Zodat de werknemer begrijpt wat van hem/haar wordt verwacht. Ook als de werknemer elders dezelfde functie heeft vervuld, zijn er altijd veel verschillen tussen bedrijven. Het hebben van een opleidingsplan is een essentieel onderdeel om nieuwe medewerkers te helpen hun weg te vinden in een organisatie. De training moet betrekking hebben op bedrijfsregels, processen, procedures en verwachtingen. Door in detail te beschrijven wat er van nieuwe werknemers wordt verwacht, wordt een duidelijk kader geschapen waaraan ze hun comfort in hun nieuwe functie kunnen meten.
Ook het aanwijzen van een mentor van de afdeling en deze exclusief te koppelen aan de medewerker werkt heel goed. Het zal hen helpen om aan hun werk te wennen door te beschikken over een ervaren persoon die klaar staat om hun vragen te beantwoorden en hen door enkele van hun eerste opdrachten te leiden.
7. Vergeet niet op te volgen
Deze stap is de belangrijkste en wordt vaak het meest over het hoofd gezien door werkgevers. Leg je vast aan je 30, 60 en 90 dagen check-ins met de nieuwe medewerker. Zelfs als de werknemer het goed doet en je het gevoel hebt dat hij geen evaluatie nodig heeft, kun je dit gewoon met hem of haar overleggen en bespreken. Dit is je kans om meer te leren over het onboardingsproces vanuit het perspectief van de werknemer. Ontdek wat ze wel en niet leuk vonden aan het proces en breng wijzigingen aan als dit nodig blijkt te zijn. Onboarding is deels maatwerk.
Succesvolle onboarding-processen weerspiegelen de tijd en moeite die erin is gestoken. Neem de tijd om goed na te denken en je huiswerk te doen. De eerste paar weken hebben de meeste invloed op de kijk van nieuwe medewerkers op het bedrijf – positief of negatief – en zetten de toon voor hun relatie met je bedrijf op de lange termijn.
Meer weten?
Wil jij je onboardingsproces verbeteren in jouw organisatie? Wij beschikken over modellen en adviezen die je snel helpen de onboarding en inwerken van nieuwe collega’s effectief en met kwaliteit te borgen in je organisatie.
Neem contact met ons op. Nieuwe medewerkers verdienen een goed voorbereid en hartelijk welkom. Maar ook een professionele verbindingsroute met collega’s. Zorg dat ze vanaf dag één kunnen beschikken over de juiste informatie v.w.b. de interne processen en procedures. En ook beschikken over goede en werkende faciliteiten die ze nodig hebben om hun werk te doen. Neem de tijd hiervoor. Want de eerste indrukken kun je nooit meer overdoen.
