Steeds meer onderzoeken wijzen op een toename van stress en (werk) druk bij werknemers. We staan steeds vaker en langduriger ‘aan’. Funest voor onze gezondheid en psyche. Hoewel de focus en het zoeklicht al snel (en te makkelijk) is gericht op het werk, speelt ook het privé domein net zo goed een belangrijke rol. Het is daarom tijd om serieus werk te maken om onze hoofden leeg te krijgen en op te houden te veel dingen te doen in te weinig tijd.
De kunst van stressvrije productiviteit
Allereerst moeten we van de misplaatste gedacht af dat wij in staat zouden zijn onze tijd te managen. Het woord timemanagement is misleidend. Het doet vermoeden dat wij de klok naar onze hand kunnen zetten. Onzin! Wij kunnen niet door slim en handig om te gaan met tijd van 24 uur er 25 of meer van maken. Maar onbewust lijken we elke dag wel een poging te wagen. Heel frustrerend. Dat voortdurende gevoel in je hoofd dat er nog zoveel moet in steeds minder resterende tijd. Want de klok tikt door. Nog steeds geloven velen van ons in ‘harder en meer’ in plaats van in ‘slimmer en minder’.
Getting Things Done (GTD) van David Allen
David Allen heeft meer dan twintig jaar ervaring als managementconsultant, executive coach en opleider. Hij wordt gezien als een van ’s werelds meest invloedrijke denkers op het gebied van productiviteit. Hij heeft met zijn ‘Getting Things Done’ ons een werk- en denkmethode gegeven om ons hoofd leeg te krijgen. Want dat volle hoofd van ons zorgt voor veel stress, gebrek aan concentratie, en een voortdurend gevoel van urgentie. Een hopeloos gevecht wat ons ziek maakt.
Dingen gedaan krijgen geeft een ongekend gevoel van tevredenheid. In tegenstelling tot een leven van alsmaar achter de feiten aan hollen in de wetenschap dat je het weer niet gaat redden.
Daarom staan hieronder 10 belangrijke principes die jouw hoofd leeg maken. Want ons hoofd is vooral op z’n best om ergens over na te denken en niet om zich steeds ergens druk over te maken.
10 principes die je hoofd leeg maken
1- Schrijf je hoofd leeg
Ga periodiek achter je computer zitten of pak pen en papier en schrijf op wat voor jou waardevol is en potentie heeft. Wat gaat het verschil maken? Wat heeft betekenis? Waar wil je echt iets mee? Wat zit al langer in je hoofd, wat gaat voor jou of je organisatie het verschil maken? Wat moet nog gedaan worden wat ook echt belangrijk is?…etc. Of, hoe en wat je er mee kan of wil is nu even niet aan de orde. Het gaat erom je hoofd leeg te schrijven.
2- De twee – minuten – regel
Doe alles wat gedaan moet worden direct, als het binnen 2 minuten kan! Een gouden regel om je hoofd leeg te krijgen. Maar het is ook zeer productief en effectief. Waarom? Simpel. Omdat het onthouden, agenderen, de actie noteren en borgen om het later te doen, veel meer tijd kost. En al die tijd is je hoofd er maar druk mee. Soms omdat jij je er ook echt druk over maakt. Doe het gelijk dan ben je er vanaf.
3- Eerstvolgende actie
Bij alles wat jouw aandacht en actie vraagt, is het belangrijk direct al na te denken over de eerstvolgende actie. Als je al nagedacht hebt over de eerstvolgende actie, maakt het eenvoudiger je eerste actie nauwkeuriger te bepalen. En je maakt je hoofd leeg door de eerstvolgende actie al te bedenken.
4- Maak van opeenvolgende acties een project
Het kenmerk van een project – in tegenstelling tot een taak of een to do thing – zijn de noodzakelijke opeenvolgende acties. Projecten hebben een start en een finish. Bedenk wat de gewenste finish/uitkomst moet zijn. Maak je project SMART om je van de best mogelijke uitkomst te verzekeren. Een project is een samenstelling van opeenvolgende gewenste acties (waar ook anderen bij betrokken kunnen zijn) met een gewenste en vooraf bepaalde uitkomst.
SMART= Specifiek + Meetbar + Acceptabel + Realistisch + Tijdgebonden.
5- Manage je agenda
Zet in je agenda taken die op een bepaalde tijd en datum af moeten zijn. Van je projecten bijvoorbeeld. Maar ook kun je informatie verwerken in je agenda die datum en tijdgebonden zijn. Je afspraken bijvoorbeeld. Verwerk in je agenda een zogenaamde ‘Eerstvolgende actielijst’ – waarin geprioriteerd belangrijke eerstvolgende acties staan vermeld.
6- Delegeer en maak een ‘Ik wacht op- lijstje’
Hou op dingen te doen die jij helemaal niet moet doen, en/of beter door anderen gedaan kunnen worden. Soms heb je gedelegeerde acties uitstaan bij anderen die jou moeten informeren voor jij weer verder kunt. Hou een ‘Ik wacht op lijstje’ bij van die uitstaande delegaties, zodat je een overzicht hebt wat er aan acties uitstaat, voordat jij er mee verder kan.
7- ‘Misschien later lijstje’
Maak een ‘misschien later’ lijstje voor al die informatie of ideeën die op zich interessant kunnen zijn, maar waar je nu even niets mee moet of kan. In zo’n lijstje kun jij je inspiratie kwijt, je pop-up gedachten, nieuwe projecten etc. Zo’n lijst bekijk je periodiek om te zien of het nog wel zo interessant is als je dacht. Zo niet; dan skippen. Dan wel hoe je deze items kan integreren in een eerstvolgende actie in je agenda, of als nieuw project, etc.
8- Jouw projectenlijst
Meerdere opeenvolgende acties noemen we een project. Zorg dan dat je een projectenlijst hebt waar al jouw onderhanden projecten op staan vermeld. Zo heb je een totaal overzicht van alle projecten die spelen of waar jij een rol in vervult voor anderen.
9- Maak je inbox leeg met de triple methode
Alleen al het beeld van een overvolle inbox maakt het druk in je hoofd. Gebruik de triple methode; verzamel – beslis – organiseer. Verwerk je inbox volgens dit triple principe. Verzamel je inkomende informatie en borg ze in je lijstjes, mapjes etc. Verzamelde info vraagt om beslissingen en acties: moet ik er iets mee en zo ja wat? Organiseer jezelf, zodat de acties die voortvloeien uit je beslissingen geborgd kunnen worden op plaatsen die hiervoor door jou zijn ingericht. Denk na hoe dit voor jou het beste werkt… maar organiseer jezelf! Voorbeeld: in een goed georganiseerde garage, heeft elk stuk gereedschap een vaste plaats. Monteurs zouden gek worden als ze voor elk stuk gereedschap de garage zouden moeten afspeuren om het te vinden voor ze weer verder kunnen met hun werk. Herkenbaar?
10- Wekelijks onderhoud
Zoom wekelijks uit om objectief te kijken naar hoe jij je georganiseerd hebt. Wat gaat goed (hou dat vast) en wat kan beter (doe het anders)? Reflecteer en leer. Je hoofd leeg maken om het te gebruiken waar het voor bedoeld is gaat niet vanzelf. We zitten vol automatisch gedrag. Daarom vallen we al gauw terug in onze oude systemen. Die wekelijkse check is daarom nodig om structureel te veranderen.
Less is more
Ken je dat? Dat je aan het einde van dag naar huis gaat en de dag nog eens laat passeren. Om er vervolgens weer achter te komen dat van al je goede voornemens, je vooral met de belangrijkste dingen bezig te houden, niet veel terecht is gekomen. Allerlei stoorzenders kun je als oorzaak aanwijzen. Maar de belangrijkste ben je natuurlijk zelf. We vergroten pas echt onze productiviteit door ons uitsluitend bezig te houden met wat echt belangrijk is of urgent. Als we alles belangrijk en urgent maken zijn we destructief bezig. Maak dus je hoofd leeg, zodat het kan doen waar het voor is: nadenken over de dingen die het belangrijkste zijn.
Nog even dit:
Als je hier echt werk van wil maken ga dan wat doen aan je persoonlijke effectiviteit en verdiep je in wat David Allen jou en mij wil leren in Getting Things Done.
Volg ZAKENWIJZER op LinkedIn en blijf op de hoogte!
