De essentie van leiderschap en management is: jezelf misbaar maken. Vandaag je werkzaamheden en verantwoordelijkheden zo organiseren, dat jij ze morgen aan anderen kan toevertrouwen. Om vervolgens zelf niets meer te hoeven doen? Nee! Juist niet. De steeds sneller op ons afkomende kansen en veranderingen, vragen er juist om je handen vrij te hebben. Beschikken over ruimte en tijd om deze nieuwe uitdagingen op te pakken. Maar als we niet opletten gaat het daar juist fout. Als je als leidinggevende beide bordjes hoog wilt houden – door alles zelf te blijven doen – gaat het fout. Je kunt simpelweg niet slagen als leidinggevende als je niet in staat bent los te laten. De halsstarrige ontkenners van delegeren herken je vaak aan 3 cruciale denkfouten.
- ‘Daar heb ik geen tijd voor’.
Geen tijd om te delegeren is typisch de leider die verdrinkt in urgentie. Daar bestaat zijn dagtaak uit: overleven. En ja, dan is er geen tijd om aandacht te geven aan delegeren. Je hebt je handen vol aan jezelf. Het probleem hier is niet ‘geen tijd’, maar de leider zelf. Hij is niet zo goed als hijzelf en of anderen wel denken. Deze leider is niet in staat zichzelf én zijn organisatie te veranderen. - ‘Dan zadel ik er een ander mee op’.
Misplaatste en hardnekkige gedachte. Als je er werkelijk een ander mee opzadelt, heeft het niets met delegeren te maken. Goede delegatie is zorgvuldig en kent voorbereiding. Je hoort te weten als leidinggevende wie de kennis en vaardigheden heeft om deze taak op te pakken. Maar ook dat deze persoon het juiste gedrag en de motivatie heeft om te kunnen slagen. - ‘Ik kan het zelf beter en sneller’.
Het zou raar zijn als dit niet zo was. Leidinggevende zijn soms meester in hun eigen werk. De (klassieke) reden waarom ze vaak leidinggevende zijn geworden. Maar zolang je als management taken niet delegeert, zul je het de rest van je leven zelf moeten blijven doen. Afgezien van het feit dat leiders en managers zichzelf soms schromelijk overschatten, speelt er nog iets anders. Door niet te delegeren, ontneem jij jouw werknemer de kans zich persoonlijk te ontwikkelen.
Effectief delegeren in 10 stappen
Maar hoe dan wel? Delegeren is alleen effectief (waardevol en doelgericht) als je bewust de volgende 10 principes en stappen serieus neemt:
Stap 1: Waarom delegeren?
Er zijn 6 belangrijke redenen waarom je als leidinggevende moet delegeren:
- Je komt anders tijd tekort
- Als leidinggevende ben je zelf te duur
- Je helpt medewerkers zichzelf te ontwikkelen
- Je zorgt voor gemotiveerde medewerkers
- Jij bent niet altijd de beste persoon voor de taak
- Het is beter voor je carrière
Toch kunnen we onszelf er nog wel eens op betrappen dat we niet altijd (voldoende) delegeren. Dit kan 4 oorzaken hebben:
- “Ik kan het zelf beter.”
- “Als ik het zelf even doe gaat het veel sneller.”
- “Ik ben bang door de mand te vallen.”
- “Ik weet niet aan wie ik wat kan delegeren.”
Stap 2: Welke taken?
Zorg dat je al je taken inzichtelijk hebt en beoordeel wat je kunt delegeren aan de hand van de volgende vragen:
- Hoort deze taak wel bij mijn werk als leidinggevende?
- Hoe belangrijk is het dat deze taak door mij wordt uitgevoerd?
- Heb ik de beste ‘papieren‘?
- Kan dit ook door een (on)ervaren medewerker worden afgehandeld?
- Wat vind ik eigenlijk van deze taak?
- Kan ik een ander motiveren?
- Sluit deze taak aan bij een ontwikkelpunt van een van mijn medewerkers?
Stap 3: Het besluit
Sta altijd nog even stil bij het besluit om daadwerkelijk te delegeren.
Stap 4: Kies de werknemer
Het is belangrijk dat je per taak die je wilt delegeren, inzichtelijk hebt welke vaardigheden of competenties nodig zijn om die taak goed uit te voeren. Kies vervolgens een werknemer die hierop aansluit. Houdt naast competenties ook rekening met de motivatie en de ontwikkeling van de werknemer.
Stap 5: Het delegeringsgesprek
Wat bereid je voor:
- De doelstelling of het resultaat
- De instructie voor het overdragen
- Welke bevoegdheden je delegeert en welke middelen je ter beschikking stelt
- Welke tussencontroles je wilt
- Hoe je de medewerker voor de taak gaat motiveren
Stap 6: Maak afspraken
Onderwerpen die in het gesprek aan bod komen zijn onder andere:
- De taak
- Het resultaat (volgens SMART)
- Waarom is die taak belangrijk?
- Waarom vraag je juist deze persoon voor de taak?
- Welke bevoegdheden horen daarbij?
- Wat voor informatie heeft de ander nodig?
- Welke afspraken voor evaluatie maken jullie?
- Welke controlepunten spreken jullie af?
Stap 7: Laat los
Deze stap staat in het teken van loslaten. Wat doe je wel en wat doe je niet?
Wat doe je niet?
- Je buiten de afgesproken evaluatiemomenten bemoeien met de taak.
- Ongevraagd met tips komen.
- Iemand teveel op zijn vingers kijken.
- Zelf vragen beantwoorden die te maken hebben met de gedelegeerde taak, als mensen bij je aankloppen.
- Meteen je kennis en ervaring in de taak aanwenden als de ander met een vraag komt. (omhoog laten delegeren)
- Perfectie verwachten, of dat de ander het even snel of op dezelfde manier doet als jij!
Wat doe je wel?
- Vraag de ander afspraken nog even op een rij te zetten en naar je te mailen.
- Coach als de medewerker met vragen komt en moedig hem aan zelf een oplossing te zoeken.
- Neem afstand, lach af en toe bemoedigend en bijt desnoods je tong af bij kleine fouten. Grijp alleen in als het gruwelijk misgaat.
- Stuur een reminder als een deadline nadert.
- Neem de evaluatiemomenten serieus. Vergeet ze niet en zeg ze niet af.
Stap 8: Evalueer
Als een gedelegeerde taak is afgerond is het altijd belangrijk om te evalueren. Als de taak goed is gegaan, vertel wat goed ging (vertrouwen en motivatie). Ben je niet helemaal tevreden over het resultaat bespreek dan wat je verwacht had en wat de werkelijkheid verschilt met die verwachting.
Stap 9: Ontneem taken
Redenen om taken te ontnemen zijn:
- Je wilt ander werk aan deze persoon delegeren.
- De persoon is de taak ontgroeid en je wilt de taak aan een ander geven om hem zich verder te laten ontwikkelen.
- Je bent niet tevreden over de kwaliteit van de uitvoering en je verwacht niet dat het een volgende keer beter gaat.
Stap 10: Verbeter jezelf
Kijk terug en ontdek waar jij je jezelf in het delegeer proces nog kunt verbeteren.
Loslaten is het nieuwe vastgrijpen!
De leiders en managers van morgen moeten leren loslaten. Ze kunnen het zichzelf eenvoudig niet permitteren dit niet te doen. Om je organisatie én je mensen op hun bestemming te brengen, is delegeren dus een onmisbare vaardigheid. Want morgen wachten jou nieuwe uitdagingen en vraagstukken, die er om schreeuwen te worden opgepakt. Laat vandaag los! Dan heb je twee handen vrij om morgen de toekomst vast te grijpen.
