Waar mensen samenwerken is communicatie en overleg noodzakelijk. Maar wetenschappelijk onderzoek wijst uit dat we echt veel te veel of te lang vergaderen en overleggen. Onderzoeken laten verder zien dat het gewoon lastig valt te bewijzen dat al die vergader- en overlegtijd effectief waarde toevoegt. Professionals kunnen vaak gewoon hun eigen problemen oplossen. Veel en frequent overleg is dan ook niet zelden een teken van onzekerheid die we maskeren door overleg- en vergaderdrang. Als we dan al onze tijd geven aan overleg, is het extra belangrijk dit zo effectief mogelijk te doen. In dit blog geven wij je daarom de belangrijkste handvaten en tips om effectief te vergaderen.
Vergaderelementen
Mensen die samenwerken moeten ook samen praten. Dat kan formeel en informeel. Een vergadering of teambespreking is een geplande, formele ontmoeting tussen medewerkers en/of leiding met één of meer van de volgende elementen:
- Informatie uitwisselen
- Het werk evalueren
- Problemen oplossen
- Plannen maken
- Beslissingen nemen
Het doel van een vergadering
- Informeren: De voorzitter of de leider wil informatie overdragen.
- Betrekken: Deelnemers aanmoedigen om te reageren. Meningen worden verzameld.
- Bespreken: Met elkaar praten en oplossingen zoeken.
- Besluiten: Knopen hakken en besluiten nemen.
De mensen
- Deelnemers: Wie neemt aan de vergadering deel? Waarom? Hoeveel mensen zijn dat?
- Voorzitter: De leider van het hele vergader-proces en van de vergadering.
- Secretaris: Meestal de ‘organisator’ die geen stem heeft in de vergadering.
- Notulist: Diegene (soms de secretaris) die de inhoud van de vergadering vastlegt.
De voorbereiding
- Bepaal plaats tijd en duur
- De agenda: Meestal verzamelt de secretaris agendapunten en legt een voorstel aan de voorzitter voor.
- De uitnodiging: Stuur aan alle deelnemers schriftelijke informatie over plaats, tijdstip, duur, agenda en eventuele aanvullende stukken.
- Actie: Geef aan wat er met ieder agendapunt moet gebeuren:
- informatie
- ter discussie
- ter beslissing
Nazorg
- Notulen: Maak, corrigeer en verzend de notulen.
- Uitvoering: Zie toe dat beslissingen worden nageleefd.
Schriftelijk
Zet alles op papier: stuur een schriftelijke uitnodiging met een agenda. Bespreek voorstellen die schriftelijk zijn ingediend en vat de vergadering samen in notulen. Maar, let op: train jezelf en je mensen om alles wat op papier gezet wordt kort en bondig te doen. Voorkom gezwets.
Tijd
Bepaal een start- en eindtijd voor de vergadering en houd je daar ook aan. Als je dat consequent doorvoert gaat de tijd voor je werken. Deelnemers aan de vergadering weten dat de tijd beperkt is en dat moedigt aan tot concreet en to the point werken. Op tijd ophouden betekent ook dat deelnemers plannen kunnen maken voor na de vergadering.
Voorbereiding
Zoals bij zoveel dingen in het leven ligt het succes van een vergadering in de voorbereiding van zowel de deelnemers als ook de voorzitter. De deelnemers moeten van tevoren inzicht hebben in de onderwerpen die besproken worden en zo mogelijk voorstellen van tevoren kunnen bestuderen. De voorzitter dient een duidelijk beeld te hebben van het doel van de vergadering en de beslissingen die genomen moeten worden. Hoe beter hij voorbereid is, hoe beter hij de vergadering zal kunnen leiden in een richting die hij wenselijk acht.
Leiden
Neem en houdt de vergadering stevig in handen. Daarbij helpt een duidelijk plan (begin- en eindtijd, agenda en duidelijkheid over besluitvorming). Als voorzitter ben je namelijk verantwoordelijk om de groep binnen het gestelde tijdsbestek te leiden tot het bespreken van de aangedragen onderwerpen en zo nodig het nemen van beslissingen. Wees daarom niet bang om je gezag als voorzitter te gebruiken door bijvoorbeeld deelnemers in de rede te vallen. Maar ook te wijzen op het doel van de vergadering of zelfs door hen het woord te ontnemen.
Duidelijkheid
Het moet voor alle betrokkenen absoluut duidelijk zijn hoe beslissingen worden genomen.
Samenvatten en voorstellen
Probeer tijdens de vergadering het gesprokene samen te vatten en zo mogelijk een voorstel daaraan te verbinden. Leidt de groep dan verder om jouw voorstel te bespreken. Zeg bijvoorbeeld: Als ik zo naar jullie allen luister is het duidelijk dat wij als groep neigen naar …daarom wil ik het volgende voorstellen … Vat altijd de genomen beslissingen samen.
Dit is belangrijk zodat de deelnemers nog een keer horen wat de uitkomst van de vergadering is en het helpt de notulist(e) exact weer te geven wat besloten is.
Agenda codes
Heb jij ook wel eens aan vergaderingen deelgenomen waarin het volstrekt onduidelijk was welk doel de voorzitter nastreefde? Waarschijnlijk wel. Verloren tijd. Naast duidelijkheid over de agenda dient voor het begin van de vergadering vast te staan wat met de afzonderlijke agendapunten moet gebeuren en hoe beslissingen genomen worden. Aan te raden is om ieder agendapunt te voorzien van één van de volgende drie codes: (I), (D) of (B) en de tijd die voor ieder onderwerp beschikbaar is.
(I) Ter Informatie :
De voorzitter of één van de deelnemers wil de anderen informeren over de stand van zaken, nieuwe ontwikkelingen, ideeën of problemen. Een discussie of een beslissing is niet nodig of niet gewenst. Het is daarom gemakkelijk om de tijd voor een (I) agendapunt onder controle te houden.
(D) Ter Discussie :
Dit onderwerp staat op de agenda om besproken te worden zonder dat een beslissing genomen kan of mag worden. Het doel is om gedachten te peilen en mogelijke nieuwe inzichten te verkrijgen. Meestal gaat het daarbij om ingrijpende thema’s die nog niet ‘rijp’ zijn voor een beslissing. Of die besloten moeten worden door iemand anders of door een ander college. Heel belangrijk is om de deelnemers, voordat het gesprek begint, te wijzen op de hoeveelheid tijd die voor het onderwerp beschikbaar is. En houd je daar ook aan! Zeg bijvoorbeeld 5 minuten voor het verstrijken van de tijd: Beste mensen we hebben nog vijf minuten. Laten we proberen samen te vatten wat we gezegd hebben.
(B) Ter Beslissing:
Dit zijn agenda-onderwerpen waarbij een beslissing nodig is. Het kan zijn dat je zo’n onderwerp met (DB) wilt aangeven; dus discussie en beslissing. Opnieuw is het belangrijk om een tijd voor het onderwerp aan te geven en je ook aan die tijd te houden. En vergeet niet, een korte tijd wil niet zeggen dat de beslissing niet juist uitvalt, integendeel vaak worden onder tijdsdruk de beste beslissingen genomen.
Hoe worden beslissingen genomen?
Dat hangt helemaal af van de groep en het doel van de samenkomst. Belangrijk is dat het voor iedereen duidelijk is hoe beslissingen genomen worden.
Dat kan bijvoorbeeld zijn:
- iedereen heeft een stem en de meerderheid bepaalt;
- één of enkele personen (bijvoorbeeld de voorzitter en de directeur) hebben een dubbele stem;
- de voorzitter en/of de directeur luisteren naar de mening van anderen en nemen dan een beslissing
Het leiden van de vergadering
Globaal bestaan vergaderingen uit de volgende drie fasen:
Inleiding en welkom
Nadat alle voorbereidende werkzaamheden gedaan zijn (vaststellen van het doel, uitnodigen van de deelnemers, kiezen van een vergaderplaats en het opstellen van de agenda) ben je klaar voor de ontmoeting. Welkom: Houd dit kort. Daarmee zet je ook de toon voor de vergadering.
Doel en agenda
Maak duidelijk waarom de vergadering plaatsvindt en lees de agendapunten voor. Leg bij ieder punt uit of het gaat om informatie, discussie of het nemen van een beslissing. Maak ook duidelijk hoeveel tijd per onderwerp beschikbaar is (zodat we allemaal weer op tijd naar huis kunnen gaan).
Spelregels en besluitvorming
Het kan goed zij om aan het begin van de vergadering enkele eenvoudige spelregels op te stellen. Bijvoorbeeld: we geven onze gedachten kort en to the point, we luisteren en laten anderen uitspreken en we accepteren de leiding en het ingrijpen van de voorzitter. Vervolgens is het goed om de deelnemers uit te leggen of te herinneren hoe beslissingen genomen worden.
Vergaderfase
Introduceer ieder agendapunt met een korte toelichting. Vertel waarom dit punt op de agenda staat, wat van de vergadering verwacht wordt (informatie, discussie of beslissing) en hoeveel tijd beschikbaar is. Een goede manier om de werkfase te leiden is door vragen te stellen:
Wat vinden jullie van dit voorstel? Welke mogelijkheden hebben wij om dit probleem op te lossen? Heeft iemand nog aanvullende gedachten? Geef alle deelnemers de kans om zich te uiten, maar blijf de vergadering met strakke hand leiden. Dwing mensen om hun gedachten kort en bondig weer te geven: Kun je in één zin weergeven wat je bedoelt? Leid de vergadering indien nodig om tot conclusies te komen door die te formuleren: Ik stel voor dat we het volgende besluiten …
Afronden
Vat ieder agendapunt na beëindiging in een paar woorden samen. Eindig de vergadering (op tijd!) met een korte samenvatting van de belangrijkste punten. Vertel de deelnemers wanneer zij de notulen van de vergadering kunnen verwachten. Bespreek eventueel een datum voor een volgende vergadering. Dank de aanwezigen voor hun aanwezigheid, hun inbreng en dank de notulist(e). Beëindig de vergadering formeel.
Er is veel discussie over hoe en op welke manier je zou moeten vergaderen. Wat effectief is en wat niet. Bovenstaande voorstellen en handvaten zijn daarom ook echt suggesties. Ik ben heel benieuwd wat jouw ervaringen zijn. Hoe zou jij willen vergaderen? Waar moet een goede vergadering aan voldoen en welke positieve of juist kritische ervaringen heb jij ervaren waar wij van kunnen leren.
Heb je grappige, leuke of minder leuke ervaringen? Vertel ze ons. Maar vertel ons ook jouw suggesties en adviezen. We kunnen veel van elkaar leren. Kom maar op!
Volg ZAKENWIJZER op LinkedIn en Twitter en blijf op de hoogte!
