Waarom zou je veranderen? Die vraag hoor je niet veel meer uit de mond van ondernemers en managementteams. De noodzaak van veranderen is meer dan ooit urgent. Wegkijken kan niet meer. Problemen lossen zich niet vanzelf op. Natuurlijk ging het lang goed zoals we het deden. Maar als je blijft doen wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg. En dat lukt zelfs niet meer. De snel veranderende wereld en klantwensen maakt dat veranderen een cruciaal en permanent onderdeel is geworden van ondernemen.
Veranderen = verbeteren + vernieuwen + innoveren
Veranderprocessen gaan (in meer of mindere mate) over verbeteren, vernieuwen en innoveren van bedrijfsprocessen. Maar dat vereist tijd en onderzoek. Eerst moet je echt goed ‘begrijpen’ voor veranderen zin heeft en je succesvol kan slagen. Begrijpen waarom de verandering noodzakelijk en urgent is. En wat de impact binnen en buiten de organisatie zal zijn.
Het management én de werknemers moeten in staat zijn deze nieuwe kansen te zien en die weten te benutten, zodat deze het bedrijf ten goede komen en ze uiteindelijk de gewenste verandering gezamenlijk dragen. Het is belangrijk dat de werknemers, maar ook de processen en systemen van een bedrijf, op een positieve manier bijdragen aan een bedrijfsverandering. Wanneer de mensen achter een bedrijf betrokken zijn bij het besluitvormingsproces, zijn ze veel eerder bereid om veranderingen te omarmen in plaats van er weerstand tegen te bieden. Want waarom zou je meewerken aan veranderingen die je niet begrijpt?
Methode en plan voor verandering
Het doorvoeren van bedrijfsveranderingen vereist een methodische aanpak om het succes van een veranderproject te verzekeren. Het gemis van een werkbare methode én een realistisch plan van aanpak, is precies de reden waarom zoveel verandertrajecten mislukken. Veranderen is een professie. Dat doe je er niet zo maar even bij naast je dagelijkse werkzaamheden als ondernemer of als managementteam. Je hebt advies en ondersteuning nodig.
Maar ook kennis van zaken en ervaren deskundigheid. De belangen zijn te groot om maar wat te proberen. ‘Baat het niet dan schaadt het niet’ gaat hier niet op. Veranderprocessen die falen zijn destructief voor de motivatie van werknemers. Zie na de zoveelste mislukte poging van een veranderproces, nog maar eens je mensen betrokken te krijgen. Uiteindelijk is iedereen zijn geloof in veranderen verloren als mislukkingen zich opstapelen.
De 10 cruciale stappen in een veranderproces
Heel eerlijk; een mislukt veranderproces kun je meestal wel zien aankomen. Het mankeert aan één of meerdere van de volgende cruciale principes.
Presenteer een visie
De visie van een bedrijfsverandering moet bijdragen aan de missie, visie, waarden en doelstellingen van het bedrijf. Tijdens deze fase is het een goed idee om leidinggevenden, managers en bedrijfsleiders te interviewen om hun input te inventariseren. Zonder deze inbreng is er geen sprake van een weloverwogen start van een cruciaal onderdeel van je organisatie. Er zal niets veranderen als je niet begrijpt hoe jouw leidinggevenden denken over veranderen.
Analyseer belangrijke belanghebbenden
Communiceer met belangrijke afdelingen, teams en medewerkers over de voorgenomen bedrijfsverandering. Krijg inzicht in de behoeften van deze verschillende belanghebbenden. Maar ook waar zij een bijdrage aan willen leveren. Waar zij in hun rol en verantwoordelijk de schouders onder dit veranderproces willen zetten. Want als zij meedoen, krijg je anderen mee en heb je meer volgers.
Leidinggevenden op één lijn brengen
Wanneer het management de veranderingsbehoefte ondersteunen en ermee instemmen, neemt het succes van veranderprojecten toe en kunnen bepaalde stappen zelfs worden overgeslagen. Onderhoud frequente gesprekken met bedrijfsleiders over lopende ontwikkelingen en de status van het project. Want als leiders conflicteren in denken en doen bij een veranderproces, is het proces eigenlijk al verloren voor je goed en wel begonnen bent.
Maak een plan voor verandering
Stel een (strategisch) plan op met een tijdlijn van activiteiten, mijlpalen, doelen en resultaten die als uitgangspunt worden genomen om de gewenste bedrijfsverandering te implementeren. Zorg dat duidelijk is wanneer het veranderproces is geslaagd en waar het aan moet voldoen. Maak daarom je afspraken SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Je holt anders voortdurend achter zich wijzigende, veronderstellingen, aannames en ideeën van betrokkenen aan. Zorg dat je vooral de eerstelijns- dragers van het proces in je ‘kruiwagen’ krijgt met consensus. Want anders springen ze eruit waar je bij staat.
Waarde van verandering communiceren
Als de waarde van het voorgenomen veranderproces niet duidelijk en niet voor iedereen begrijpelijk kan worden gecommuniceerd, is de verandering kennelijk ‘waardeloos’. De analyse van de belangrijkste belanghebbenden bepaalt wat afdelingen en medewerkers moeten weten en wat de beste manier is om met hen hierover te communiceren. Communicatie moet belanghebbenden voortdurend en stelselmatig op de hoogte houden van de waarde die wordt gecreëerd door de bedrijfsverandering.
Identificeer early change adopters
Early adopters zijn meestal de eerste werknemers die de bedrijfsverandering begrijpen, omarmen en adopteren. Deze groep is heel belangrijk, dus detecteer deze in een zo vroeg mogelijk stadium. Zij zullen voor volgers gaan zorgen. Zij inspireren anderen. Doordat zij erin geloven, gaan anderen dat ook doen. Early adopters kunnen helpen bij het openhouden van communicatiekanalen en het verkrijgen van de steun van belanghebbenden terwijl de verandering gaande is.
Ondersteuningssysteem maken
Er moet een ondersteunend systeem aanwezig zijn om de verandering door te voeren en medewerkers te trainen in nieuwe systemen en processen. De verschillende belanghebbenden moeten in hun behoeften worden voorzien op een manier die voor hen relevant is. Zo kunnen administratieve medewerkers worden getraind via een online training, terwijl productiemedewerkers wellicht een meer hands-on en een praktische aanpak nodig hebben. Vergeet niet dat de meeste mensen helemaal niet tegen veranderingen zijn. Maar ze zijn bang dat de verandering hen niet wil. Dat ze niet zullen slagen en dat wat van hen wordt verwacht zij misschien niet begrijpen of te hoog gegrepen zal zijn. Onzekerheid en angst voor deze nieuwe toekomst, doet mensen aan de handrem trekken. Ondersteun hen en geef hen begeleiding op maat.
Regels opstellen
Kaders, regels en normen die de bedrijfsverandering regelen, helpen om ervoor te zorgen dat aan de kwaliteitsnormen wordt voldaan. Dat is belangrijk om het ingevoerde bedrijfsveranderingsplan zijn doelstellingen te laten bereiken. Regels moeten bepalen hoe beslissingen worden genomen en geven duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden van belanghebbenden tijdens de implementatie.
Vergroot de zakelijke afstemming
Om een bedrijfsverandering volledig te realiseren, moet het hele bedrijf de waarde ervan ondersteunen en eraan bijdragen. Mensen, processen, technologie en systemen moeten de nieuwe strategieën en prioriteiten van het bedrijf weerspiegelen en uitvoeren. Wees daarom alert op bottlenecks in je organisaties. Detecteer ze en neem ze weg.
Risico’s evalueren
Stel een diagnose van het risico dat gepaard gaat met de bedrijfsverandering en bepaal hoe je deze kunt beheren. Voer stakeholder onderzoeken uit om de belangrijkste risico’s en mogelijke oplossingen te identificeren die kunnen worden geïmplementeerd en geaccepteerd door belanghebbenden. Het laten slagen van noodzakelijke veranderingsprocessen zonder risico’s bestaat niet. Maar je kunt wel degelijk de te verwachte risico’s vooraf diagnosticeren, beperken en beheersen.
Veranderen moet je doen!
Praten over veranderen is goed. Maar het komt aan op executie. Veranderen kost tijd, dus vergeet de snelle quick fix routes. Maar weet dat de ROI (Return On Investment) van geslaagde verander- en verbeterprocessen van je organisatie een veelvoud opleveren van al je geïnvesteerde geld en tijd. Dat geldt voor de organisatie, haar werknemers en haar klanten. De in een stroomversnelling verkerende veranderingen in deze wereld maakt het onmogelijk om te besluiten niet te veranderen. Veranderen is een vast en structureel onderdeel geworden van ondernemen. Dat vraagt kennis en vaardigheden. Maar ook veranderend gedrag en intrinsieke motivatie.
Kun je wel wat hulp gebruiken?
Niet gek hoor. Veranderen is een vak en erg complex. Als veranderen bij jou op de agenda staat, laten we dan gewoon eerst eens een veilig verkennend kennismakingsgesprek afspreken. Praten kan geen kwaad en kost geen geld. De tijd die je hierin investeert is je eerste ROI. Beloofd!
