Het managen van de verlofdagen

HRverlof

Verlof… iedereen heeft er recht op en laten we niet vergeten: iedereen heeft dit ook nodig! Het tot rust komen is een belangrijke behoefte voor mensen. Nu je merkt dat de wereld om ons heen tot rust komt, terwijl er aan de andere kant een enorme drukte is bij de zorg, zie je het verschil en wat deze omstandigheden met mensen doet. Het is dus maar goed dat alle werknemers recht hebben op verlof. Hierbij gaan wij wat dieper op het aspect “verlof” in.

Bovenwettelijke en wettelijke vakantiedagen

Iedere werknemer heeft recht op een aantal verlofdagen per jaar. Wettelijk gezien heb je recht op 4 keer jouw uren per week per jaar en alles hierboven zijn bovenwettelijke dagen. In de wet is geregeld dat deze “wettelijke” verlofdagen alleen in het opgebouwde jaar geldig zijn en een halfjaar ná dit jaar. Dit om te stimuleren dat medewerkers de rust nemen. De “bovenwettelijke” verlofdagen zijn 5 jaar geldig en kun je dus 5 jaar meenemen als deze niet opgemaakt zijn. Dus: wettelijke dagen van 2019 die niet opgenomen zijn moeten voor 1 juli 2020 worden opgemaakt. Het uitbetalen van verlof kan alleen bij de bovenwettelijke verlofdagen. Het aantal wettelijke uren is dus door de wet vastgesteld. Het aantal bovenwettelijke uren is verschillend en is vaak opgenomen en terug te vinden in de arbeidsovereenkomst of personeelsgids.

Als je niet op 1 januari in dienst bent gekomen, worden jouw verlofdagen pro rato berekend. Dit betekent dat als je in oktober 2019 in dienst bent gekomen, pro rato wettelijke verlofdagen hebt opgebouwd en dat ook deze komen te vervallen in juli 2020.

Voorbeeld:
Medewerker Jaap heeft een contract per februari 2019 en werkt 32 uur. Jaap wil graag weten hoeveel wettelijke dagen hij heeft opgebouwd en welke in juli 2020 vervallen. Jaap heeft recht op 4 keer 32 uur per jaar aan wettelijke verlofuren, dus 16 dagen. Omdat hij een contract heeft vanaf februari betekent dit dat hij 14,7 afgeronde wettelijke verlofdagen heeft om op te maken vóór juli 2020.

Ziek tijdens de vakantie

Als een medewerker tijdens zijn vakantie ziek wordt, dienen de ziektedagen niet van het verlof af te gaan. De medewerker wordt dan ziekgemeld tot de medewerker weer hersteld is en het verlof stopgezet. Het is aan te bevelen om de medewerker een doktersverklaring te laten aanleveren, indien de ziekmelding in het buitenland plaatsvindt. Ook dien je goed contact te houden over de voortgang van de ziekmelding, een zieke medewerker op vakantie heeft dezelfde plichten als een zieke medewerker in Nederland.

Verlofmanagement

Het opmaken van een overzichtelijke vakantieplanning hoort natuurlijk bij het managen van verlofdagen om zo een duidelijk overzicht te krijgen van de vakanties die gepland staan en de aanvragen die zijn ingediend. Ondernemers doen er goed aan om het verlof te “managen” van de medewerkers, dit om zo min mogelijk onduidelijkheid en onenigheid te creëren en om optimaal in te zetten op de perioden dat het rustig/gunstig is als medewerkers vakantie hebben.

In deze tijd is het zeker handig om in te zetten op verlofmanagement. De medewerkers hebben nu minder werk en later dit jaar wellicht extreem veel. De vakanties gaan niet door, daar wordt een voucher voor gegeven. Deze voucher zal waarschijnlijk dit jaar of begin volgend jaar opgemaakt moeten worden, dus je kunt een grote hoeveelheid verlof voorspellen. Dit is echter in deze tijd niet verstandig voor een ondernemer, omdat het werk straks weer op gang komt en er wellicht medewerkers uit dienst zijn getreden. All hands on deck dus – dan moeten de medewerkers er wel zijn! Lees deze blog voor handige tips om een strategische personeelsplanning te maken.

Maak afspraken

Om dit in goede banen te lijden kun je afspraken maken met de werknemers om de ingeplande verlofdagen (gedeeltelijk) te laten staan. Eenmaal ingepland mag een werknemer deze niet eenzijdig veranderen. Je kunt ook kritisch kijken naar het komende jaar en naar de arbeidsovereenkomsten / personeelsgids en de spelregels die hier in staan m.b.t. verlof. Zo kun je in nieuwe arbeidsovereenkomsten opnemen dat bij uitdiensttreding alle verlofdagen opgenomen dienen te worden of dat bij zwaarwegende bedrijfsbelangen het verlof niet goedgekeurd kan worden. Ook het opnemen van verplichte vrije dagen is een handige regel in een personeel gids. (Het aangeven dient wel een tijd van tevoren – neem de periode van aangeven ook op).

Naast de afspraak om de ingeplande verlofdagen (gedeeltelijk) te laten staan, kan je ook andere afspraken maken om te voorkomen dat een medewerker aan het eind van het jaar een heel potje met verlofdagen heeft. Je zou bijvoorbeeld ook kunnen afspreken dat de medewerker wat later begint op een dag of wat eerder naar huis gaat. Ook zou je de al ingeplande verlofdagen kunnen verspreiden. Zat opties, maar ga hierover vooral met elkaar in gesprek en maak als werknemer en werkgever goede afspraken hierover.

Hulp nodig?

Heb je hulp nodig bij het managen van verlof in jouw onderneming? Of zou je graag een complete en duidelijke verlofregeling willen ontvangen voor in de arbeidsovereenkomst of personeelsgids? Neem contact op met ons via bedrijf@zakenwijzer.nl, wij regelen dit graag!

Auteur: Michelle Buwalda- de Kock
Michelle is HR-adviseur bij ZAKENWIJZER.

Volg ZAKENWIJZER op LinkedIn en Twitter en blijf op de hoogte!

Geef een reactie

Je email adres wordt niet gepubliceerd. Required fields are marked *

Post comment

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.