Hoe je meer kunt doen met minder werknemers

ConsultancySchema taken/werknemers

De trend is om meer te willen in dezelfde tijd. Managers zijn gewend om aan de steeds veranderende vraag te voldoen. Dat is ook helemaal niet zo erg als je een eindeloze voorraad middelen zou hebben om je te helpen de klus te klaren. Het maakt niet uit hoeveel er van je wordt verwacht, als je alles hebt om het allemaal te laten gebeuren, is ‘workload’ geen probleem.

‘Meer met minder’ is een hele uitdaging

Er wordt van managers en HR verwacht dat ze steeds kunnen beschikken over voldoende werknemers- potentieel om het werk gedaan te krijgen. Maar het zal niemand ontgaan zijn dat de krapte op de arbeidsmarkt erg hoog is. Ook speelt vaak dat we te maken hebben met krappere budgetten. Menig onderneming voelt de financiële druk terwijl het werk zich opstapelt.

Krapte creëert ook (versneld binnenkomende) nieuwe medewerkers die niet echt blijken te matchen in de praktijk. Zo dragen nieuwe medewerkers ook nog eens bij ​​​​aan de problemen die je juist moet oplossen. Net als andere ondernemers, voel je deze druk die gepaard gaat met de vraag om meer te doen met minder.

Hoe jij je personeelsbeheer kan verbeteren

Hieronder staan wat suggesties waarmee jij jouw personeelsbeheer kan verbeteren, zodat je maximaal gebruik kunt maken van de middelen die je hebt (inclusief jouw tijd). Heb de moed deze veranderingen te overwegen. Ontdek dat een slankere bedrijfsvoering jou juist niet beperkt tot wat je wilt bereiken. Maar in plaats daarvan je beschikbare personeel wendbaarder zal maken.

Verbeter je arbeidsrapportage

Arbeid is een van de grootste en meest variabele van al je kosten. Uit de hand gelopen arbeidskosten kunnen een budget verslinden. Plus, in een wereld van meer-met-minder, is het beheersen van de kosten een prioriteit. Het plannen van medewerkers is van oudsher ingewikkeld. Als je geen geweldige gegevens heeft om je planning op te baseren, is het gemakkelijk om de mist in te gaan. Je zou kunnen onder roosteren, wat leidt tot dure overuren. U kunt over roosteren, wat ertoe leidt dat je betaalt voor uren die je niet nodig hebt. En om het nog erger te maken, kunnen variabelen – zoals veranderende vraag of veranderende personeelsbehoeften – jouw werkschema overhoop halen.

Je kunt je arbeidsrapportage verbeteren door de uren van jouw werknemers bij te houden. Dat hoeft niet moeilijk te zijn; er zijn eenvoudige en effectieve manieren om de uren van werknemers bij te houden. Gebruik een tijdregistratiesysteem dat medewerkers echt leuk vinden. Dat betekent dat ze het meer zullen gebruiken en dat de gegevens die het genereert nauwkeurig zullen zijn. Pas op voor tijdsdiefstal. Gebruik een systeem met ingebouwde beveiligingen.

Gebruik een systeem dat automatisch rapporten genereert. Je kunt het verzamelen van gegevens en het rekenwerk zelf doen, maar dat kost veel tijd. Tijd is nu juist een van die kostbare hulpbronnen die we proberen te behouden. Je krijgt deze belangrijke taak niet altijd structureel zelf gedaan. Zeker als er weer iets anders opduikt dat je tijd vraagt. Automatiseer daarom deze metingen. Je moet echt beter weten waar de werktijd zit en voor wordt gebruikt. Zolang je daar geen zicht op hebt weet je in ieder geval zeker dat je arbeidskosten te hoog zijn.

Stop met overwerk!

Als je denkt dat dat onmogelijk is, is die manier van denken misschien wel het probleem. Houd de overwerkkosten in de gaten. Gebruik een systeem dat automatisch op dit probleem let en voorkomt dat het zich voordoet dan wel tijdig signaleert. We kunnen niet genoeg benadrukken alert te zijn op overwerkkosten.

Het verminderen van overuren van werknemers is cruciaal. Heb je geen goede controle op gewerkte uren, kunnen kosten van overwerk je onaangenaam overvallen. Overuren wijzen meestal op een (dieper liggend) probleem. Niet zelden zal overwerk slecht geplande werkschema’s moeten compenseren. Maar ook het onvoldoende aanwezig zijn van noodzakelijke competenties van medewerkers voor het uit te voeren werk. Ze zijn niet zo goed als je denkt of dacht. Ze hebben meer uren nodig om het werk gedaan te krijgen. Maar ook de te automatiseren delen van het werk worden soms nog steeds met de ‘hand’ gedaan. Dit laatste geeft dure en kostbare uren. Overwerk slurpt budgetten leeg en geven een overloop op begrotingen.  Ze maken deel uit van die arbeidskosten die de winstgevendheid van organisaties drastisch verminderen.

Overwerk van werknemers

Kies voor een personeelsbeheersysteem

Het biedt real time, intuïtieve arbeidsrapportages en prognoses. Met automatisch gegenereerde rapporten kun je elke week de arbeidskosten bijhouden. Dit geeft volledige controle over de arbeidskosten en geeft je de gemoedsrust dat je weloverwogen beslissingen neemt bij het beheren van de personeelskosten.

Geef medewerkers vrijheid – verantwoordelijkheid en vertrouwen

In de afgelopen jaren heeft bijna elk segment van de beroepsbevolking een toename laten zien in de wens naar een gezondere balans tussen werk en privé. Werknemers willen het gevoel hebben dat hun werkleven geen inbreuk maakt op hun persoonlijke leven. Ze willen controle over hoe ze hun tijd besteden.

Vooral jonge medewerkers (de nieuwe generatie) willen zo’n balans. Vrijheid geven aan je medewerkers is belangrijk. Geef hen de verantwoordelijkheid over hun werkschema. Dit is waar flexibele zelfplanning om de hoek komt kijken.

Zelfplanning maakt je personeelsbestand niet alleen flexibeler (een noodzaak in een wereld van meer doen met minder), maar geeft werknemers zelf meer mogelijkheden om verantwoordelijkheid en eigenaar te worden hoe het werk gedaan kan worden. Leiders en managers  kunnen zich concentreren op belangrijk en urgent werk, prioriteiten, veranderingen en innovaties. Want er is minder tijd nodig voor het maken van personeelsplanningen.

Geef wel de kaders aan waar zelfplanning aan moet voldoen. Niet in de laatste plaats zijn hierin de wensen en eisen van de klant verwerkt. Maar ook de beleidsuitgangspunten m.b.t. de waarden, kwaliteit en performance  van de onderneming zelf. In de zelfplanning moet ook geborgd zijn dat het zelf te kiezen werk en de hiervoor benodigde tijd, overeenkomt met de hiervoor noodzakelijke talenten, ervaring en competenties van de medewerker.

Zo kunnen medewerkers werken wanneer ze willen. Ze onderhandelen met elkaar over wie, hoe en wanneer. Zelfplanning is een ongelooflijk krachtig instrument in zelfmanagement. Het levert in de meeste gevallen een effectiever en efficiëntere werkplanning op.

Meer doen met minder. Het kan!

Welke onderneming wil dat nu niet? De kostenbesparingen op dure arbeid die hiermee gepaard gaan zijn enorm. De belangrijkste bedreiging is, dat we de manier hoe we altijd naar werk en medewerkers kijken en deze standaard inzetten niet durven loslaten. Daar betalen we vervolgens een dure en onnodige hoge rekening voor die de winst van de organisatie onnodig laat verdampen.
Als je niet weet waar te beginnen, neem dan eens contact met ons op. We analyseren graag jouw huidige situatie. Je zult verbaasd zijn wat er boven water komt als wij met een andere bril naar deze onderdelen van je bedrijf mogen kijken. Op grond van de uitkomsten zullen we je een realistische verandering voorstellen die je zeker zal aanspreken. Het zal je onderneming een winstgevende boost geven, door effectieve vermindering van kosten terwijl er meer gedaan kan worden.

Stop met het ‘oude denken’ over arbeid en kosten. Kies voor effectiviteit, efficiëntie en slimme automatisering. Er kan zoveel meer! We vertellen je hier graag meer over. Let’s talk about it!

Meer weten?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang wekelijks informatieve en inspirerende e-mails!

New call-to-action

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn aangegeven met *

Plaats reactie

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.