In de snelle en voortdurend veranderende wereld van vandaag, is het belangrijker dan ooit om te profiteren van de tijd die we hebben om zo productief mogelijk te zijn. Niet zelden verzanden werknemers – en zelfs hele afdelingen – in het moeras van onproductiviteit, of we zijn in ieder geval niet zo productief als we zouden kunnen zijn.
Het creëren van een productieve werkplek is zowel afhankelijk van de individuele medewerkers als van het leiderschap en management van de onderneming. Hieronder geven we de belangrijkste tips om de productiviteit van individuele werknemers en de productiviteit op de werkplek te verhogen.
Welke signalen duiden op het lekken van productiviteit?
Voordat we ingaan op hoe je kunt verbeteren, is het zaak eerst maar eens te identificeren welke signalen erop wijzen dat de productiviteit op de werkplek onder de maat is. Veelvoorkomende symptomen/oorzaken van een onproductieve werkplek zijn:
1. Klagen:
Als jouw werknemers actief klagen over hun werk, vooral op de werkplek, verspillen ze niet alleen tijd, maar verspreiden ze hun negatieve energie ook naar anderen. Mensen zijn productiever als ze positief of optimistisch zijn. Dus deze negatieve energie moet van de werkplek worden verwijderd.
2. Vermoeidheid:
Als je merkt dat jouw werknemers ‘slapen’ (mentaal niet aanwezig zijn) op het werk, of zelfs letterlijk slaperig lijken, zijn ze niet productief tijdens werkuren. Dit kan te wijten zijn aan persoonlijke redenen, of ze kunnen overwerkt zijn.
3. Rommelige bureaus:
Een georganiseerde werkruimte staat gelijk aan een georganiseerde geest. Rommelige of chaotische bureaus kunnen afleidend zijn. En ze kunnen ook tijd verspillen, omdat je medewerkers altijd wel ergens naar op zoek zijn.
4. Een saaie werkomgeving:
Niets kan de energie van een persoon zo te niet doen als een saaie omgeving. Als je werkplek last heeft van grijze of eentonige muren, probeer dan de ruimte op te frissen met kunstwerken en felle kleuren.
5. Een micro gemanaged kantoor:
Hoewel je er zeker van wilt zijn dat alles wordt gedaan zoals het hoort en is afgesproken, is micromanagement voor niemand nuttig. Zowel de micromanager als de werknemers die worden ”gemicromanaged”, lijden daardoor juist aan productiviteit.
6. Gebrek aan structuur:
Als je merkt dat jouw kantoorvergaderingen geen structuur hebben, is dit niet alleen tijdverspilling, maar duidt het ook op een gebrek aan structuur in de hele onderneming.
7. Te veel stilte:
Sommigen hebben stilte nodig om zich te concentreren, maar anderen hebben een beetje achtergrondgeluid nodig. Als jouw werknemers niet eens oordopjes mogen gebruiken terwijl ze aan het werk zijn, loop je mogelijk hun hoogste productiviteitsniveau mis.
8. Gebrek aan kwaliteit:
En natuurlijk duidt een afnemende kwaliteit van het werk waarschijnlijk ook op verminderde productiviteit en motivatie. Individuele werknemers kunnen hier de oorzaak van zijn. Maar voordat je conclusies trekt, probeer eerst eens de onderstaande tips voor het optimaliseren van productiviteit op de werkplek en verbaas je welke verbeteringen er zijn te behalen.
Whitepaper psychisch verzuim
Het is belangrijk dat psychische problematiek die (op het werk) ontstaat vroeg gesignaleerd en besproken wordt. In deze whitepaper staan een paar praktische tips voor het signaleren en bespreken van de psychische klachten.
Download gratis onze whitepaper
Hoe je de productiviteit op de werkplek kan verhogen
Als het gaat om het verhogen van de productiviteit, moet je dit van twee verschillende kanten aanpakken: de productiviteit op de werkplek als geheel verbeteren, terwijl je ook probeert de productiviteit van individuele werknemers te verhogen door te kijken naar persoonlijke praktijken en routines.
1. Specifieke taken en verantwoordelijkheid toewijzen
Een reden waarom werknemers niet het werk gedaan krijgen dat ze moeten doen, kan komen omdat ze niet echt weten dat zij degene zijn die het moeten doen. Als taken alleen worden gemeld in plaats van toegewezen, kan dit leiden tot een hele reeks miscommunicatie en onjuiste aannames.
Wijs taken dus specifiek (SMART) toe aan specifieke mensen. Dit zal niet alleen jouw werknemers duidelijkheid verschaffen, maar ze zullen nu ook een gevoel van verantwoordelijkheid en eigenaarschap over die taak voelen.
2. Vraag veelvoudige voortgangsrapporten aan
Door specifieke en vooraf bepaalde check points of voortgangsrapportages in te stellen, houd je jouw medewerkers gemotiveerd en gefocust op hun taak. Ze zullen minder snel uitstelgedrag vertonen en de drang voelen om hun werk te doen.
3. Stop met micromanagement
Check niet te vaak in. Zoals we hierboven al vermelden: micromanagement zal niet alleen hun productiviteit schaden, maar ook die van jou als manager.
4. Beloon voltooid werk
Het belonen van voltooid werk, is een geweldige manier om de motivatie en daarmee de productiviteit op de werkplek te vergroten. Een beetje gezonde concurrentie of een beloningssysteem is een geweldige manier om de gemiddelde werkdag op te fleuren. Maak niet de fout bij belonen alleen aan geld te denken. Een welgemeend compliment en het uitspreken van oprechte waardering over voltooid werk ís een waardevolle beloning.
5. Stel realistische taken, doelen en tijdlijnen in
Naast het ondertekenen van specifieke taken, is het ook belangrijk om realistische taken toe te wijzen. Er is geen snellere manier om een werknemer in een staat van onproductiviteit te brengen dan door hem een onrealistische en overweldigende hoeveelheid werk te geven.
6. Stel een roterend schema in
Het kan snel vervelend worden om dezelfde taken steeds opnieuw uit te voeren gedurende een werkweek. Het opzetten van roterende diensten voor verschillende taken en verantwoordelijkheden kan helpen om de geest fris te houden.
7. Gebruik technologie als hulpmiddel, maar geen vervanging
Technologie is een geweldige manier om een deel van de druk uit jouw werkteam weg te halen. Laat software een deel van het basiswerk doen. En stel informatieborden voor groepen in voor snelle en gemakkelijke communicatie. Laat deze virtuele communicatie echter geen afleiding worden en vervang geen belangrijke persoonlijke ontmoetingen door techniek.
8. Handhaaf pauzes
Zorg er ten slotte voor dat jouw werknemers al hun geplande pauzes nemen. De geest heeft een kleine herstart nodig na een paar uur werken. Opstaan van het bureau en weg van het werk is een geweldige manier om dit te doen. Een goede gewoonte is dat jouw medewerkers elke twee of drie uur een kwartier nemen. Stimuleer lunchwandelen.
We hebben je handreikingen gedaan en verschillende adviezen opgesomd die jouw team en individuele werknemers productiever maken. Maar hoe zit het met jou? Hieronder een korte lijst met zaken die jij kunt doen om zelf productiever te worden en een rolmodel te zijn in productiviteit.
- Doe je zwaarste werk op dat deel van de dag waarop je het meest productief bent
- Zorg voor genoeg slaap
- Maak redelijke en haalbare takenlijsten
- Houd je werkruimte schoon en vooral overzichtelijk
- Kom in beweging tijdens lunch/pauzes
- Stop met multitasken
- Focus op de taak die voor je ligt
- Delegeer wat je niet zelf hoeft te doen
- Voorkom afleiding: leg die telefoon weg!
WERK NIET HARDER, MAAR SLIMMER
In een tijd van toenemend psychisch verzuim en burnout, is het zeker niet de bedoeling om productiviteit te zien als ‘een schepje er boven op’. Mensen zijn gemiddeld genomen wel aan het einde van hun kunnen gekomen. Nog meer in dezelfde tijd proberen te doen is geen optie. We worden er ziek van en we leveren ‘waardeloos’ werk op. Je werk productief uitvoeren gaat om ‘slim’ met je werk bezig in plaats van over ‘zwoegen’.
Wil je meer weten over hoe ook jij zelf en je medewerkers niet harder maar slimmer kunnen werken? Lees dan in onze blogs wat onze visie is op werk en leiderschap. Maak kennis met onze trainingen op het gebied van persoonlijk leiderschap als je echt werk wilt maken van jouw persoonlijke productiviteit én dat van je werknemers. Of neem gewoon contact met ons op. We helpen je graag.
