Een manier om er achter te komen wat medewerkers echt vinden van de organisatie is het hen eenvoudig vragen wanneer zij bij de organisatie vertrekken, tijdens het exitgesprek.
Vrijuit spreken tijdens het exitgesprek
Een belangrijk argument om vertrekkende werknemers te vragen wat zij van de organisatie vinden, is dat zij vrijuit spreken. Door het vertrek is er geen drempel meer om informatie achter te houden. Dat zou je denken. Maar dat zal lang niet altijd opgaan. De volgende redenen kunnen meespelen waardoor vertrekkende werknemers toch niet alle informatie willen delen:
- Bang dat de werkgever geen goede referenties meer geeft.
- Niet wil uitsluiten om in de toekomst terug te komen.
- Van nature moeite hebben met vrijuit spreken.
- Geen interesse meer om hier nog energie in te stoppen.
- Een probleem zo groot ervaren en niet weten hoe dit over te brengen.
Met betrekking tot het laatste item moet je denken aan discriminatie, fraude, pesten, ongewenste intimiteiten e.d.
Verloop van het gesprek
Om toch de zo belangrijke informatie te verzamelen zijn er een aantal mogelijkheden hoe en op welke wijze een exit gesprek kan plaatsvinden.
- Personeelszaken neemt deze taak voor haar rekening en combineert dit enkele weken voor vertrek samen met andere praktische zaken die moeten worden afgehandeld.
- Personeelszaken heeft samen met een extern bureau of externe coach een gesprek ongeveer een week voor vertrek.
- Een extern bureau of externe coach neemt een drietal maanden na vertrek de kandidaat een interview af.
Welke optie het beste past hangt van het bedrijf zelf af. Exitgesprekken vereisen interviewvaardigheden om de echte onderliggende informatie boven tafel te krijgen en respons uit te lokken. Ook de kwaliteit van de vragenlijst moet professioneel zijn. Soms is deze kennis aanwezig bij de eigen afdeling HRM of personeelszaken. In het andere geval is het aan te raden gebruik te maken van expertise van buitenaf.
Als organisaties niet of onvoldoende weten waarom waardevolle medewerkers vertrekken kan zij ook geen initiatieven ontplooien om hen te binden en te boeien. Kijkend naar de energie, tijd en kosten die vaak gemoeid zijn om werknemers binnen te halen, op te leiden en te laten groeien, is het investeren in professionele exitgesprekken een logische hieraan gekoppelde activiteit. Maar ook de informatie van met modder gooiende en ontevreden werknemers zijn van belang. Elke medaille heeft namelijk twee kanten.
Belangrijk is dat de verzamelde informatie een vooraf bepaalde onafhankelijke route volgt. Alleen dan zal de verzamelde output de juiste objectieve waarde opleveren.
Werk daarom als organisatie aan de áchterdeur’ net zo professioneel als aan de ‘voordeur.
