Er is een groot tekort aan personeel. Dat is inmiddels geen nieuws meer, maar al een tijdje een hard gegeven. Bij schaarste beginnen al gauw allerlei principes te verschuiven. Noodzakelijkerwijs, zo is de verontschuldiging. Maar met het aannemen van ‘twee armen en twee benen’ blijft het de vraag of je hier nu problemen mee oplost, of juist meer problemen in huis haalt. Het zal daarom extra belangrijk zijn de basis criteria extra scherp voor ogen te houden in je aannamebeleid. Als je niet alle eisen kunt stellen die je zou wensen bij een kandidaat, welke moeten dan toch zeker gewaarborgd blijven?
De 4 belangrijkste eigenschappen bij een kandidaat
Naast de traditionele aanbevelingen heeft de harde praktijk en onderzoek ons geleerd dat de volgende vier eigenschappen de grootste impact hebben op teams. In dit blog lees je waar je op moet letten en hoe jij jouw huidige medewerkers kunt ondersteunen terwijl je een tekort aan personeel hebt. Maar ook wat jezelf structureel kan doen om niet steeds in een lege vijver te hoeven vissen.
Betrouwbaarheid
De afgelopen twee jaar hebben veel werknemers van flexibiliteit een prioriteit gemaakt. Ondanks het feit dat wijdverbreid thuiswerken grotendeels succesvol is geweest, verwarren veel managers flexibiliteit met betrouwbaarheid.
Flexibiliteit (bijv. drie dagen op kantoor en twee dagen thuis moeten werken, elke vrijdag vrij hebben, enz.) is voorspelbaar en dus gemakkelijker te managen dan onbetrouwbaarheid. Tijdens het wervingsproces zullen sollicitanten vaak flexibiliteit gerelateerde verzoeken uiten, maar het is natuurlijk onwaarschijnlijk dat ze ongevraagd hun betrouwbaarheidsproblemen uit de doeken doen. Verbeter daarom eerst je vaardigheden op het gebied van referentie controle om alvast volgens die controle onbetrouwbare werknemers uit te sluiten.
Ten tweede is het belangrijk om nog eens naar je interview vragen te kijken om gedragsvragen op te nemen die aanwijzingen kunnen geven. Bijvoorbeeld: “Vertel me over een moment waarop jij te maken kreeg met onverwachte gebeurtenissen en hoe ben jij daar mee omgegaan.” Kortom: stel vragen over praktische situaties en vraag de kandidaat te vertellen hoe hij zich dan gedraagt en hoe hij handelt.
We krijgen allemaal te maken met onverwachte situaties. En heel eerlijk: over het algemeen zijn flexibele en veerkrachtige werknemers betrouwbaarder. Vraag daarom de kandidaat hoe zijn flexibiliteit een veerkracht in de praktijk werkt. Vraag naar situaties die aanwijzingen geven dat de kandidaat beschikt over deze gedragshoudingen.
Werkvermogen
Het vermogen om taken op een minimaal competentieniveau betrouwbaar uit te voeren, is een belangrijke eis bij het aannemen van een nieuwe werknemer. Als jouw werknemers overwerkt zijn, is enige hulp misschien beter dan geen hulp. Maar hou er wel rekening mee dat de nieuwe medewerker minimale training en een inwerkperiode vereist. Houd er rekening mee dat tijd en energie besteden aan het helpen van nieuwkomers en het herstellen van hun fouten veel tijd en veel geld kost.
Zoek naast de taak specifieke vaardigheden naar kandidaten met een ontwikkel- mindset. Mensen met deze mindset weten en erkennen dat kennis en vaardigheden niet zonder moeite kunnen worden ontwikkeld. Je kan dit bijvoorbeeld beoordelen aan de hand van enquête-items of interviewvragen. Bijvoorbeeld: “Beschrijf een situatie waarin je niet goed presteerde. Als je die situatie morgen opnieuw zou tegenkomen, wat zou jij dan anders doen?”
Positieve instelling
Net als ziektekiemen zijn emoties besmettelijk. Eén negatieve werknemer kan anderen “infecteren”, waardoor het hele team naar beneden wordt gehaald en de toch al uitdagende werklast nog zwaarder wordt.
Veel werknemers gaan zelfs zo ver dat ze hun workflow daadwerkelijk veranderen om iemand te vermijden die ze niet mogen. Wat allerlei extra coördinatiekosten met zich meebrengt, minder back-upgedrag en ongewenst gedrag. Opeens hebben jouw medewerkers die graag in commissies plaatsnemen, de kantine netjes hielden, het te druk en duiken ze hiervoor weg. Negativisme van één werknemer kan een heel goed functionerend team uit elkaar spelen.
Goede communicatie
Goed kunnen communiceren met collega’s is belangrijk in elke werkomgeving. Maar juist ook in het werken met virtuele teams is goede communicatie en vertrouwen nodig om een negatief teamlid te blokkeren. Want de scheiding tussen teamleden maakt het gemakkelijker om te “verbergen” en moeilijker om “op te zoeken”. Het is veel gemakkelijker om een e-mail te negeren dan iemand die voor de deur van je kantoor staat. Voor projecten waarbij professioneel samengewerkt moet worden, kan een nors, cynisch, of zeurend persoon het hele team ontsporen.
Managers moeten daarom tijdens een interview basiscommunicatievaardigheden beoordelen. Ze kunnen ook overwegen om de kandidaat te vragen naar hun favoriete communicatiemedium en favoriete tips/trucs om een effectieve communicator te zijn.
Persoonlijkheidstest als leidraad bij een kandidaat
Ga niet gokken. Ga testen! De juiste mensen aan boord krijgen wil iedereen. Maar nog net even te vaak, werven we vanuit de losse pols en onze veronderstelde jarenlange ervaring. Voor sommige functies weten we haarfijn te verwoorden wat de belangrijke voorwaarden zijn om deze succesvol te vervullen. Maar om een kandidaat hierin juist te wegen en te beoordelen, is helemaal niet zo gemakkelijk.
Integendeel. Het blijft daarom verbazingwekkend waarom we niet vaker gebruik maken van persoonlijkheidstesten. Juist deze wetenschappelijke middelen helpen enorm een juist en meer objectief beeld te krijgen van eigenschappen, competenties, en gedrag van toekomstige werknemers. Oriënteer je eens wat de mogelijkheden zijn van persoonlijkheidstesten.
Een onderbezet team. Wat nu?
Stel je hebt momenteel geen geschikte kandidaten. Wat kun je in de tussentijd doen? Vertel eerst aan jouw werknemers dat de uitdaging tijdelijk is. Maar ook dat jij goede collega’s voor hen probeert aan te nemen. Veel werknemers werken liever een paar weken wat extra dan dat ze op lange termijn een destructieve en niet functionerende collega krijgen. Je kunt ook overwegen werknemers te vragen jou te helpen bij het werven van nieuwe werknemers. Betrek hen erbij zodat zij zich mede eigenaar en mede verantwoordelijk voelen voor de werving.
Het is ook van cruciaal belang om aandacht te besteden aan jouw werknemers die ervoor kiezen om te blijven terwijl de werkdruk hoog is. Overweeg strategieën om burn-out te beheersen, verzuim te voorkomen en gezondheid en vitaliteit op de agenda te krijgen. Jouw bestaande medewerkers hebben respect, aandacht, beloning en betrokkenheid nodig. Je bereikt hiermee dat ze binnenboord blijven. Zorg ervoor dat het gras aan de andere kant van het hek niet onnodig groener is.
Als het even kan duren voordat je de juiste ‘iemand’ hebt gevonden, overweeg dan of je met extern inhuren tijdelijk de druk van je team kan wegnemen.
Bovendien is het ook een goed moment om te overwegen of de juiste persoon ook daadwerkelijk een werknemer moet zijn. Naast het gebruik van robots in magazijnen, fabrieken en restaurants, hebben ontwikkelingen in kunstmatige intelligentie nieuwe vormen van samenwerking tussen machines en kenniswerkers mogelijk gemaakt. Ga na welke onderdelen van het proces niet door ‘handjes’ gedaan behoeft te worden, maar geautomatiseerd.
De eigen kweekvijver.
De krapte op de arbeidsmarkt nog wel even zal voortduren. Dus is het belangrijk na te denken waarom je er niet voor kiest om je eigen werknemers op te leiden. Kant en klare oplossingen uit de markt plukken was en is sowieso een utopie. Specialisten, vakmensen, meerjarige ervaring en deskundigheid zal steeds schaarser worden.
Start je eigen interne opleidingstraject, of samen met anderen. Laat je informeren door ervaren opleiders en ga samenwerkingsverbanden aan met scholen en onderwijsinstellingen. Nu de vijver waaruit geschikte kandidaten gevist moeten worden steeds leger raakt, is het creëren van eigen vijver misschien wel de best denkbare oplossing voor jouw bedrijf.
