Reboarding, of re-onboarding, is het proces waarbij een werknemer terugkeert naar de organisatie en hem opnieuw vertrouwd maakt met zijn rol. Organisaties lopen het risico hun tijd, geld en middelen te verspillen als ze dit proces niet op de juiste manier een plaats geven en aanpakken.
Werknemers werden soms (tijdelijk) ontslagen. Die gaan we nu weer opnieuw in dienst nemen. Velen hebben regelmatig of zelfs de hele periode thuisgewerkt. Hoe dan ook: we zijn weer klaar om naar onze bedrijven en kantoren te gaan. Maar nu het weer kan en mag, roept dat tegelijk de vraag op: hoe gaan we dat doen?
Voor organisaties die werknemers moeten reboarden, hebben we een aanbevolen checklist in drie stappen gemaakt. Opnieuw instappen na Covid-19 is geen one-size-fits-all. Onze drie aanbevolen stappen kunnen jouw organisatie wel helpen om te bepalen wat belangrijk is om te overwegen bij het terugbrengen en begeleiden van je werknemers.
Wat is reboarding?
Covid-19 heeft de werkplek op zijn kop gezet en verandert hoe en waar werknemers werken. Organisaties in het hele land werden geconfronteerd met economische tegenslag of ontslag van werknemers. Maar nu moeten ze misschien beslissen hoe ze hun werknemers weer terug kunnen brengen. En dat is precies waar reboarden voor staat.
Reboarding, een afkorting voor re-onboarding, omvat dus activiteiten die belangrijk zijn bij langdurige afwezigheid. Deze activiteiten omvatten:
- Werknemers weer integreren in de cultuur op de werkplek
- Technische en veiligheidstrainingen
- Medewerkers op de hoogte houden van relevante wijzigingen
- Medewerkers zo snel mogelijk weer aan de slag
In wezen maakt reboarding lang afwezige werknemers opnieuw vertrouwd met de organisatie en hun rol. Reboarding ziet er anders uit in organisaties in verschillende sectoren, maar het belang van effectief reboarding blijft consistent.
Het belang van reboarding
Opnieuw instappen is van vitaal belang om de volgende twee redenen:
- Vanuit productiviteitsoogpunt wil je dat jouw medewerkers snel weer aan de slag kunnen. Je moet ervoor zorgen dat je werknemer op de hoogte zijn van beleidswijzigingen en verwachtingen ten aanzien van de functie.
- Vanuit emotioneel oogpunt wil je ervoor zorgen dat jouw medewerker zich betrokken, welkom en opnieuw verbonden voelt met de organisatie. Ze voelen zich misschien ongemakkelijk, omdat ze zo lang niet op kantoor zijn geweest, omringd door hun collega’s, die ze misschien niet eens eerder hebben ontmoet anders dan via het scherm. Dus is het van cruciaal belang om emotionele steun te bieden waar dat nodig is en tijd te nemen om opnieuw te leren verbinden met en aan elkaar.
Aanbevolen Covid-19-checklist voor her- instappen
Nu je weet wat reboarding is, vraag jij je misschien af :
“Hoe breng ik mijn medewerkers terug naar het team c.q. werkplek en zorg ik ervoor dat ze zich veilig voelen en klaar zijn om goed te presteren?”
Afhankelijk van de branche waarin jouw organisatie zich bevindt, kan onze checklist in drie stappen op verschillende manieren worden toegepast op je reboarding-programma. We hopen in ieder geval dat onze aanbevelingen je kunnen helpen om het proces soepel en veilig te laten verlopen!
Stap 1: Maak een plan om weer aan het werk te gaan met ondersteuningsbronnen
Voorbereiden op het nieuwe normaal op de werkplek, kan een uitdagende taak zijn. Om de last te verlichten, raden we organisaties aan een plan op te stellen voor hun reboard-medewerkers. Organisaties kunnen het nuttig vinden om een team aan te wijzen dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen, implementeren en bewaken van dit plan.
We raden organisaties aan een plan te ontwerpen waarin rekening wordt gehouden met onder andere:
- Gevarenbeoordeling — Bepaal, indien van toepassing, de risico’s die verbonden zijn aan het omscholen van personeel op apparatuur, gereedschappen, enz. Geef indien mogelijk geïndividualiseerde methoden en instructies voor het her- instappen en opnieuw leren gebruiken van deze middelen.
- Ontsmetting (afhankelijk van de overheidsmaatregelen) — Voorzie jouw personeel van de juiste middelen voor reiniging en desinfectie, zoals zeep, ontsmettingsmiddel, maskers, enz. Identificeer zones met veel verkeer en reinig ze regelmatig. Werknemers zijn buiten de organisatie gewend geraakt aan regels. Maak duidelijk hoe deze toe te passen in de werkomgeving.
- Social distancing — Beperk de bezetting tot een aantal werknemers die op veilige afstand van elkaar kunnen worden gehouden. Plaats bewegwijzering om medewerkers eraan te herinneren afstand te houden.
- Covid-19-actieplan — Vereisen dat werknemers zichzelf strikt controleren op tekenen van het virus. Vermeld duidelijk hoe isolatie en werkhervattingsplannen werken binnen de organisatie.
Na enige tijd op afstand te hebben gewerkt, hebben reboard-medewerkers mogelijk ondersteuningsbronnen nodig zodra ze weer op kantoor zijn. Binnen het plan om weer aan het werk te gaan, moet jouw organisatie dus nuttige informatie voorbereiden. Denk hierbij aan; beleidsdocumenten, veiligheidsactiviteiten, bronnen voor ondersteuning van de geestelijke gezondheidszorg, FAQ-bladen, enz.
Coaching of vertrouwenspersoon
Overweeg als organisatie dat het ook nuttig kan zijn om coaches aan te wijzen om herplaatste werknemers persoonlijk te helpen. Ook de vertrouwenspersoon kan hier een belangrijke rol in spelen. Vergis je niet: reboarding kan in sommige gevallen een ingrijpend moment zijn voor je werknemers die niet iedereen gemakkelijk afgaat.
Stap 2: Overweeg een trainingsprogramma op maat om werknemers op te frissen in hun rol
In een situatie waarin de functies van een werknemers zijn veranderd, moeten ze worden geïnformeerd over de primaire verantwoordelijkheden van hun nieuwe en/of aangepaste rol. Het kan een paar maanden geleden zijn dat een werknemer de essentiële onderdelen van zijn functie heeft vervuld. Ze hebben daarom mogelijk een opfriscursus nodig over hun kerntaken om volledige productiviteit te bereiken.
Werknemers zijn soms onzeker. Het is vaak al zo lang geleden dat ze verschillende taken en handelingen automatisch deden. Veel is weggeraakt en hebben ze als natuurlijke vaardigheid al heel lang niet meer gedaan of uitgevoerd. Hoe werkte dit ook alweer? Maar ook de onderneming heeft stevige veranderingen doorgemaakt.
Covid heeft er in menig organisatie en bedrijf stevig ingehakt. Veranderingen in structuren, processen, interne afspraken, organisatiewijzigingen in hiërarchie en personele bezetting. Maar ook aanpassingen in het businessmodel, gewijzigde producten, diensten en services etc. Het is soms een lawine aan wijzigingen die zijn ontstaan buiten het zicht van de terugkerende werknemer.
Stap 3: Versterk de doelstellingen van je organisatie door duidelijke, consistente communicatie
Tijdens elke her- instapfase moet duidelijke, consistente communicatie plaatsvinden. Het versterken van de doelstellingen van je organisatie zorgt ervoor dat de reboard-medewerker op de hoogte is van de rest van de organisatie en begrijpt waarom hun werk ertoe doet en/of is veranderd.
Consistente communicatie tussen werkgever en werknemers wekt vertrouwen, brengt doelen duidelijk in kaart, vermindert angst en versterkt ook de werkcultuur. Een medewerker heeft misschien een goed begrip van de doelen van de organisatie, maar er is een kans dat deze doelen zijn veranderd terwijl ze weg waren.
Als doelen zijn veranderd in de tijd dat de werknemer weg was, kan het handig zijn om rekening te houden met het volgende:
- Vermeld/herhaal duidelijk de doelstellingen van de organisatie
- Leg plannen voor de toekomst uit die deze doelen bereiken
- Specificeer hoe de medewerker helpt bij het bereiken van deze doelstellingen
Werkgevers kunnen de doelen van hun organisatie versterken door middel van regelmatige e-mailupdates, nieuwsbrieven en videoboodschappen etc. Gedurende dit hele proces raden we je aan om werknemers met een reboarding aan te moedigen om vragen en zorgen aan de orde te stellen die leiders en het management vervolgens adequaat en op de juiste manier kunnen oppakken.
HR-instrumenten infographic
Wil je alle HR zaken op een rij zetten binnen de organisatie? Wij hebben een overzicht gemaakt van alle belangrijke punten waar je als HR aan moet denken bij de instroom, doorstroom of uitstroom van personeel!
Is jouw organisatie klaar om je werknemers te re-boarden?
We hebben besproken wat opnieuw instappen is, het belang ervan en onze drie aanbevolen stappen om je te helpen je werknemers succesvol opnieuw aan boord te nemen.
Ben je klaar om meer te leren over re- en onboarding of wil je je trainingsprogramma op maat ontwerpen? Neem vandaag nog contact met ons op! We helpen je graag jouw boarding- processen effectief en efficiënt te laten verlopen.
