Strategische personeelsplanning

HRpersoneel

Door de komst van het coronavirus (COVID-19) worden we allemaal geraakt in ons dagelijks leven, maar ook zeker in ons werk. Er verandert veel en we moeten ons allemaal aanpassen. Ook organisaties moeten zich aanpassen. Iedere organisatie moet dit op een andere manier doen en loopt daarmee tegen uitdagingen aan. De komst van het coronavirus heeft gezorgd voor een plotselinge verandering in de wereld, waardoor organisaties wendbaar moeten zijn. Je moet nu nou eenmaal organiseren op een andere manier. Sommige organisaties verliezen werk, andere organisaties hebben het drukker dan ooit. Al met al zijn het onzekere tijden, maar hoe ga je hiermee om? Wat zijn belangrijke zaken die we juist nu niet mogen vergeten?

Continuïteit

Het belangrijkste in deze situatie is de continuïteit van de organisatie. Om deze continuïteit te waarborgen komen er een aantal onderwerpen aan bod. Een van deze belangrijke onderwerpen is de huidige personeelsbezetting. In deze tijd is het daarom juist belangrijk om over strategische personeelsplanning na te denken, die werkt voor nu én voor in de toekomst. James Walker, de grondlegger van het gedachtegoed van strategische personeelsplanning, beschreef wat de voordelen zijn van strategische personeelsplanning. Onder andere zorgt het voor het inzichtelijk maken van de weg waarnaartoe je de organisatiedoelen kan behalen, het laat deelnemers breder naar de organisatie kijken, je zorgt ervoor dat er prioriteit wordt gegeven om echt actie te ondernemen en het laat de organisatie strategisch denken en plannen.

Organisatiebelang strategische personeelsplanning

Ook als we kijken op organisatieniveau mag je zeker niet vergeten om je huidige personele bezetting mee te nemen in het totaal plaatje. Heb ik door de coronacrisis medewerkers teveel door verlies aan werk of heb ik juist medewerkers tekort, omdat het dus drukker is dan ooit? Ga je het halen met de mensen die je nu in huis hebt? Ga je straks het straks net zo druk krijgen als vroeger of gaan er leveranciers / klanten wellicht aan de crisis onderdoor?

Dit zijn zaken die je je moet afvragen en moet incalculeren. Personeelskosten zijn tenslotte een grote, al dan niet de grootste, (maar noodzakelijke) financiële post voor een onderneming. Omdat personeel nodig is voor de continuïteit en de levensvatbaarheid van een onderneming dien je hier met een specialistische, menselijke en strategische bril naar te kijken.

De menselijke kant van dit aspect is natuurlijk ook belangrijk. Dit, omdat werknemers en werkgevers een relatie met elkaar aangaan bij het tekenen van de arbeidsovereenkomst en maken afspraken met elkaar. Beiden maken zich in deze tijden van de coronacrisis zorgen. Zoals in het begin genoemd raakt deze crisis ons allemaal in het privéleven, maar in dit geval raakt het de werknemer en werkgever op een andere manier als je werkgerelateerd kijkt. De een om zijn of haar baan en privéleven, de ander om de continuïteit van de organisatie. Vanuit de wet wordt er van beiden ook verwacht een goede werknemer en werkgever te zijn voor elkaar. Vanuit dit oogpunt is strategische personeelsplanning ook belangrijk, juist omdat het afwegen en het “slim” bekijken van deze situatie nu ook het meest menselijke is om te doen – nadenken over de toekomst van niet één, maar van velen.

Veranderen 

De huidige situatie vraagt om veranderingen, want hoe ga je anders door met de dagelijkse werkzaamheden en jouw corebusiness? Als organisatie moet je dus keuzes maken. En de keuzes die je maakt moeten goed doordacht zijn, want niet alleen jij als werkgever ervaart de gevolgen, ook de werknemers ervaren en dragen deze.

Hoe ga je aan de slag?

Om strategisch om te gaan met personeelsplanning zijn een aantal vragen belangrijk:

  • Hoe heeft HR de strategische personeelsplanning geregeld?
  • Wat voor soort huidige contracten zijn er?
  • Wat is het verzuimpercentage normaal t.o.v. nu in de Coronatijd?
  • Welke arbeid juridische mogelijkheden zijn er?
  • Wat zijn de personeelskosten t.o.v. de begroting?
  • Welke regelingen van de overheid zijn mogelijk en wat zijn de voorwaarden?
  • Moeten we gaan afschalen?
  • Moeten we gaan opschalen?
  • Per wanneer?
  • Moet de focus gericht zijn op reorganiseren of juist op recruitment?

Al deze vragen zouden kritisch bekeken en beantwoord moeten worden om als organisatie te kunnen overleven in tijden van crisis. Door met een strategische personeelsplanning bezig te zijn, geef je prioriteit aan het daadwerkelijk actie ondernemen. Dit is vooral belangrijk in tijden van verandering waarbij gekeken wordt naar succes op langere termijn.

HR

HR is de aangewezen afdeling om strategische personeelsplanning in kaart te brengen, omdat zij toegang hebben tot alle relevante gegevens, documenten en cijfers. Ook houdt een goede HR afdeling zich bezig met de missie en visie van de onderneming op personeelsvlak op basis van de “normalere” tijden. Wat was vóór de coronacrisis de strategie en het doel op personeelsvlak?

Het is dus van belang dat de HR-afdeling tijdens deze tijd goed betrokken wordt bij het crisis management. Hiernaast is HR verantwoordelijk voor de personele administratie. Deze personeelsadministratie dient in orde te zijn: personeelsdossiers moeten compleet zijn, contracten moeten goed gedateerd zijn en beide partijen moeten dergelijke overeenkomsten ondertekend hebben i.v.m. de nieuwe WAB. Er dient een goed overzicht van de verzuimcijfers bijgehouden te worden en protocollen en brieven dienen opgesteld te worden i.v.m. de gewijzigde manier van werken. Dan is het van belang dat de missie & strategie van de HR-afdeling wordt bijgesteld. Strategische personeelsplanning is dus een tool van HR, maar ook het management moet hierbij betrokken worden om doelstellingen voor de toekomst te kunnen realiseren.

Hierna kijk je naar de toekomst, waar wilden we heen? En met welke mensen? En past dit nog in de huidige situatie i.v.m. het coronavirus? Waar gaan we nu heen en met wie? Hoe gaan we ervoor zorgen dat we de personeelsplanning strategisch en operationeel uitvoeren? Allemaal vragen die in deze crisistijd van belang zijn.

En hoe nu verder?

De toekomst kan niet voorspeld worden, maar voor organisaties is het van belang om goed in te kunnen spelen op plotselinge veranderingen zoals deze in de huidige situatie rondom het coronavirus. Om dit voor elkaar te krijgen is strategische personeelsplanning een prachtige tool. De uitdaging is om strategische personeelsplanning zo in te richten dat deze past bij de huidige tijd, zodat het ook in de toekomst een goede tool blijft.

Het zal een grote impact hebben, want de manier zoals het altijd is gedaan kan wellicht niet meer. Het maken van een strategische personeelsplanning is een goed houvast. Natuurlijk dienen er meerdere strategische planningen gemaakt te worden op o.a. financieel en sales vlak. Laten we ervoor zorgen dat we met z’n allen het hoofd boven water houden!

Volg Zakenwijzer op LinkedIn en blijf op de hoogte

Meer weten?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang wekelijks informatieve en inspirerende e-mails!

New call-to-action

Geef een reactie

Je email adres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met een *

Post comment

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.