Steeds vaker wordt gezegd dat het introductiebeleid, of tegenwoordig ook wel onboarding genoemd, enorm belangrijk is als HR-onderdeel. Toch blijkt in de praktijk dat hier niet altijd aandacht aan wordt besteed. Onboarding begint al vóór de eerste werkdag, maar het komt vaak genoeg nog voor dat het sollicitatie- en arbeidsvoorwaardengesprek is geweest en de nieuwe werknemer niks meer hoort tot de eerste werkdag.
Hoe leuk is het als jij een mailtje ontvangt een aantal weken voor jouw eerste dag begint, puur met praktische informatie die je moet weten. Op die manier word je al veel meer verbonden aan de organisatie. Deze fase is daarom erg belangrijk voor een nieuwe medewerker, zeker in deze tijden gezien de situatie rondom COVID-19.
“I truly believe that onboarding is an art. Each new employee brings with them a potential to achieve and succeed. To lose the energy of a new hire through poor onboarding is an opportunity lost.” – Sarah Wetzel, Director of Human Resources at engage:BDR
Wat is onboarding?
Het klinkt raar, maar uit onderzoek is gebleken dat de meeste werknemers stoppen met hun baan in de eerste periode. Onboarding zorgt ervoor dat je een nieuwe werknemer kennis laat maken met de nieuwe organisatie waarvoor ze gaan werken. Dat ze hun functie en rol waarnemen en dat ze weten wie hun team is. Het doel van onboarding, en dus een introductiebeleid, is om de nieuwe werknemer een onderdeel van de organisatie te laten voelen. De cultuur, missie en visie overbrengen spelen hier een belangrijke rol in.
Onboarding start daarmee niet op de eerste werkdag, maar al na het sollicitatie- en arbeidsvoorwaardengesprek en eindigt op het moment dat de nieuwe werknemer ingewerkt is. Daarmee kan de onboaringsfase soms wel drie maanden tot een jaar duren. Op deze manier zorg je ervoor dat een nieuwe werknemer zich zo snel mogelijk thuis voelt in zijn/haar nieuwe functie bij een nieuwe organisatie. Toch komt het vaak voor dat een net aangenomen werknemer na zijn solliciatie- en arbeidsvoorwaardengesprek niks meer hoort tot de eerste werkdag. Dat is enorm zonde, dus daar moet je wat mee doen!
Wat levert goede onboarding op?
Nieuwe werknemers voelen zich door goede onboarding dus sneller thuis. Dit leidt ertoe dat zij bevlogen worden in hun werk en zo snel mogelijk op een effectieve manier kunnen werken. Een nieuwe werknemer weet door goede onboarding welke rol er ingenomen moet worden en voelt zich welkom bij de organisatie. In eerste instantie is dat natuurlijk fijn voor de nieuwe werknemer, maar het brengt ook voor de werkgever voordelen met zich mee, namelijk dat de werknemers eerder productief te werk gaan. Maar ook dat er sprake is van minder verloop en dat de werknemers zich meer betrokken voelen bij de organisatie.
Dit brengt weer met zich mee dat er minder verzuim is, dat regels gevolgd worden en dat er sprake is van langere dienstverbanden. Op die manier is jouw organisatie ook weer gezonder.
Hoe ga je aan de slag met een introductiebeleid/onboarding?
Hoe de eerste periode van een nieuwe werknemer eruit ziet, is voor iedere organisatie verschillend. Maar er zijn een aantal aspecten die bij elke organisatie terugkomen:
- Vóór de eerste werkdag
Voordat de werknemer aan de slag gaat, kan je regelmatig zaken opsturen zoals bijvoorbeeld nieuwsbrieven of blogs. Zo kan de werknemer alvast kennis maken met de organisatie en wat er allemaal gedeeld wordt.
- Zorg voor de praktische zaken
Als de werknemer start, zijn er een aantal praktische zaken die geregeld moeten zijn. Zorg ervoor dat pasjes, account, een laptop, een bureau en wat er voor jouw organisatie nog meer nodig is geregeld zijn. Als dit soort zaken op de eerste werkdag niet geregeld zijn, geeft dat een slechte indruk aan de nieuwe werknemer.
- Regels van de organisatie
Hiernaast is het van belang dat de werknemer kennis maakt met de regels die gelden in de organisatie. Hiervoor kan het personeelshandboek van tevoren worden opgestuurd en andere reglementen indien deze er zijn.
- Verbinding en netwerk
Alle collega’s zijn op de hoogte van de eerste werkdag van de nieuwe werknemer.
Onboarding tijdens Corona
Ook in deze tijd beginnen er genoeg mensen aan een nieuwe baan. Maar hoe doe je dat? Hoe komt iemand aan zijn laptop of auto? Of hoe maak je iemand wegwijs? Geef de nieuwe werknemer in ieder geval genoeg aandacht. Plan calls in, voeg de nieuwe medewerker toe in de groepsapp van de afdeling en stuur ze bijvoorbeeld een welkomstpakket.
Het is niet makkelijk om iemand een warm welkom te geven als iemand thuis zijn eerste werkdag moet starten, maar er zijn drie zaken die in ieder geval meegenomen moeten worden:
Overzicht houden van taken
Door de nieuwe collega thuis te laten werken, heb je niet altijd overzicht wat iemand precies doet. Probeer te stroomlijnen wat de taken zijn van een nieuwe werknemer, zodat hij/zij op de eerste dagen niet teveel (onnodige) taken oppakt. Dit kan namelijk leiden tot stress.
Een-op-een gesprekken met leidinggevende
Hiernaast is het belangrijk dat de manager zich bewust is van het feit dat er een-op-een gesprekken gevoerd dienen te worden. Dit zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker goede ervaringen heeft in de eerste periode van de nieuwe baan en de kennismaking met de nieuwe organisatie. Deze een-op-een gesprekken worden door werknemers als een van de belangrijkste onderdelen van de eerste fase van een nieuwe baan gezien. Vaak wordt gedacht dat deze gesprekken standaard zijn en dat leidinggevenden dit wel doen, maar in de praktijk blijkt dat dit nog niet altijd structureel wordt ingepland. Vooral in de eerste fase is dat dan dus een gemiste kans.
Digitaal
In deze tijd zal veel digitaal moeten, dus ook de uitvoering van het introductiebeleid. Maak daar dan dus ook goed gebruik van! Dit kan bijvoorbeeld tijdens de kennismaking/introductie door te videobellen. Of voor de kennismaking met de systemen van de organisatie, voor processen etc. Door dit in bijvoorbeeld een filmpje uit te leggen, kan je dat ook in de toekomst gebruiken en kan een werknemer dit altijd terugvinden.
De introductieperiode is voor zowel werkgever als werknemer spannend. Hoe leuker en vlotter deze periode verloopt hoe hoger de motivatie is voor beide. Zorg er daarom als werkgever voor dat je goed bent voorbereid op je nieuwe collega!
Volg ZAKENWIJZER op LinkedIn en blijf op de hoogte!
