Hoewel het soms de zachte kant van verandering wordt genoemd, is het managen van de menselijke kant van een verandering vaak het meest uitdagende en kritieke onderdeel van een organisatorische transformatie.
Denk aan een fusie of overname. De technische kant van de verandering is zeker complex. Je moet de financiële regelingen van de deal uitwerken, bedrijfssystemen integreren, beslissingen nemen over nieuwe organisatiestructuren etc. Maar mensen aan boord krijgen en deelnemen aan de fusie of overname kan het verschil maken tussen succes en mislukking.
Waarom? Mensen zullen hun werk anders moeten gaan doen. De mate waarin ze hun gedrag veranderen en nieuwe processen aannemen, heeft een aanzienlijke impact op het initiatief. Dit is de reden waarom de zachte kant van verandering de hardere kant van verandering kan zijn. Gelukkig kan een gestructureerde benadering van het managen van de menselijke kant van verandering, een grote impact hebben op het algehele succes.
De mensenkant van verandering
Verandermanagement richt zich op de menselijke kant van verandering. Het creëren van een nieuwe organisatie, het ontwerpen van nieuwe werkprocessen en het implementeren van nieuwe technologieën zullen misschien nooit hun volledige potentieel zien als jij jouw mensen niet meeneemt. Dat komt omdat financieel succes afhangt van hoe grondig individuen in de organisatie de verandering omarmen.
Verandermanagement is de toepassing van een gestructureerd proces en een reeks hulpmiddelen om de menselijke kant van verandering te leiden en om een gewenst resultaat te bereiken. Uiteindelijk richt verandermanagement zich op het helpen van mensen bij het betrekken, adopteren en toepassen van een verandering in hun dagelijkse werk.
Bij het definiëren van verandermanagement erkennen we het als zowel een proces als een competentie.
Verandermanagement als proces
Het verandermanagementproces stelt professionals binnen organisaties in staat om de verandermanagementactiviteiten te benutten en op te schalen die individuen en groepen helpen bij hun transities. De Prosci-methode omvat een robuust, op onderzoek gebaseerd proces dat het Prosci 3-fasenproces wordt genoemd:
Fase 1 – Aanpak voorbereiden en de volgende vragen beantwoorden:
- Wat proberen we te bereiken?
- Wie moet zijn werk anders doen en hoe?
- Wat is er nodig om succes te behalen?
Fase 2 – Verandering beheren en de volgende vragen beantwoorden:
- Wat gaan we doen om mensen voor te bereiden, te ondersteunen en te betrekken?
- Hoe gaat het met ons?
- Welke aanpassingen moeten we doen?
Fase 3 – Resultaten ondersteunen en de volgende vragen beantwoorden:
- Waar zijn we nu? Zijn we al klaar?
- Wat is er nodig om ervoor te zorgen dat de verandering blijft hangen?
- Wie neemt het beheer over en houdt de resultaten vast?
Verandermanagement als competentie
Op organisatieniveau is verandermanagement een leiderschapscompetentie om verandering binnen een organisatie mogelijk te maken. Het is ook een strategisch vermogen dat is ontworpen om het verander- en reactievermogen van de organisatie te vergroten.
Voor senior leiders betekent verandermanagementcompetentie in staat zijn om verandering voor de organisatie te leiden. Inclusief het zijn van een effectieve sponsor van de verandering. Maar ook blijk geven van betrokkenheid bij de verandering, zowel individueel als organisatorisch. Voor people managers die met eerstelijnsmedewerkers werken, heeft competentie betrekking op het effectief coachen van direct ondergeschikten tijdens hun veranderingstrajecten. Hoewel de competentie varieert, afhankelijk van de relatie tot verandering, zijn organisaties effectiever en succesvoller wanneer ze competenties op het gebied van verandermanagement opbouwen in hun rangen.
Verandermanagement is niet alleen communicatie en training. Het is ook niet alleen het beheersen van weerstand. Effectief verandermanagement volgt een gestructureerd proces en maakt gebruik van een holistische set tools om succesvolle individuele en organisatorische veranderingen te stimuleren.
Waarom hebben we verandermanagement nodig?
Er zijn tal van redenen om effectief verandermanagement in te zetten bij zowel grootschalige als kleinschalige inspanningen. Hier onder andere drie belangrijke redenen:
- Organisatieverandering gebeurt met één persoon tegelijk
- Het negeren van de menselijke kant van verandering is kostbaar
- Verandermanagement vergroot de kans op succes
Organisatieverandering gebeurt met één persoon tegelijk
Het is gemakkelijk om alleen vanuit een organisatorisch perspectief over verandering na te denken. Wanneer je een fusie of overname overweegt, kun je je richten op financiële structurering. Maar ook op data- en systeemintegratie en fysieke locatiewijzigingen. Maar organisatorische verandering, van welke aard dan ook, vindt via één persoon tegelijk plaats. Een organisatie brede verandering treedt namelijk pas op als individuele werknemers hun werk anders doen.
Organisaties veranderen niet, mensen wel. Het is de cumulatieve impact van succesvolle individuele veranderingen die leiden tot succesvolle organisatieveranderingen. Als individuen geen veranderingen aanbrengen in hun dagelijkse werk, zal een organisatorische transformatie-inspanning geen resultaten opleveren.
Het negeren van de menselijke kant van verandering is kostbaar
Het slecht managen of negeren van de menselijke kant van verandering heeft veel gevolgen, bijvoorbeeld:
- Productiviteit neemt op grotere schaal af voor een langere duur dan nodig is
- Managers zijn niet bereid om tijd of middelen te besteden die nodig zijn om de verandering te ondersteunen
- Belangrijke belanghebbenden komen niet opdagen bij vergaderingen
- Leveranciers beginnen de impact te voelen en de verstoring te zien die wordt veroorzaakt door verandering
- Klanten voelen negatieve effecten van een verandering die voor hen onzichtbaar hadden moeten zijn
- Het moreel van de werknemers heeft te lijden als er een “wij” en “zij” situatie ontstaat
- Stress, verwarring en vermoeidheid nemen toe
- Gewaardeerde medewerkers verlaten de organisatie
Projecten hebben ook last van gemiste deadlines, budgetoverschrijdingen, werk wat over moet en zelfs stopzetting. Deze gevolgen hebben tastbare gevolgen voor de gezondheid van het project en de organisatie. Gelukkig kun je deze problemen ondervangen door een gestructureerde benadering van de menselijke kant van verandering te implementeren.
Verandermanagement vergroot de kans op succes
Een groeiend aantal gegevens laat zien welke impact effectief verandermanagement heeft op de kans dat een project aan de doelstellingen voldoet. Uit benchmark-onderzoeken bleek dat 93% van de deelnemers met effectief verandermanagement de doelstellingen behaalde of overtrof. Dit terwijl slechts 15% van degenen met slecht verandermanagement de doelstellingen behaalden of overtroffen.
Met andere woorden, projecten met effectief en professioneel verandermanagement hadden zes keer meer kans om de doelstellingen te halen dan projecten met slecht verandermanagement.
Individueel versus organisatorisch
Effectief omgaan met verandering vereist twee perspectieven: een individueel perspectief en een organisatieperspectief.
- Individueel verandermanagement
Het individuele perspectief is een begrip van hoe mensen verandering ervaren. Het doel bij het leiden van de mensenkant van verandering is ervoor te zorgen dat individuen: Bewustzijn, Verlangen, Kennis, Vermogen en Bekrachtiging ervaren.
- Beheer van organisatieverandering
Het organisatorische perspectief van verandermanagement is het proces en de activiteiten die projectteams gebruiken om succesvolle individuele verandering te ondersteunen. Bij organisatieveranderingsmanagement gaat het daarom om het opbouwen van bewustzijn, verlangen, kennis, bekwaamheid en versterking in de hele organisatie.
Uit onderzoek blijkt dat medewerkers de voorkeur geven aan organisatorische berichten over verandering van leiders aan de top van hun organisatie. En berichten over de impact van de verandering op hun dagelijkse werk o deze het liefst ontvangen van hun directe leidinggevende.
Het is belangrijk om leiders en people managers in staat te stellen deze en andere werknemersgerichte rollen effectief uit te voeren. In tijden van verandering zal de effectiviteit van senior leiders en people managers in deze cruciale rollen bepalen of een project of initiatief slaagt of faalt.
Hoe ook jij succesvolle verandering kunt bewerkstelligen
Wat kun je doen om een effectievere veranderleider te worden? Begin met het toepassen van verandermanagement op je projecten en ontwikkel verandermanagement competenties in jouw organisatie. Dit zijn de eerste stappen om ervoor te zorgen dat projecten de beoogde resultaten opleveren.
De menselijke kant van verandering is niet de zachte kant van verandering. Het is de hardere kant van verandering. Het investeren van tijd en energie om de menselijke kant van je organisatorische inspanningen te beheren, loont uiteindelijk in termen van succes en het vermijden van uit de hand lopende kosten die slecht beheerde veranderingsprojecten met zich meebrengen.
Bekijk ook:
Training verandermanagement – 7 december 2021
Wat is toch het geheim van organisaties die wel in staat zijn om veranderingen te laten slagen en werknemers hier ook gemotiveerd in mee te krijgen? In deze training behandelen we de laatste inzichten in verandermanagement. Lees meer..
