Workload management – wat is het en hoe pas je het toe?

Consultancyworkload management

Vind je het moeilijk om taken aan je team te delegeren? Je bent niet de enige die zich zo voelt. Als leidinggevende heb je een belangrijke verplichting om je team betrokken, productief en op schema te houden. Er ontstaan problemen wanneer teams niet goed samenwerken. Workload management is een belangrijke softskill voor teamprestaties.

Het is niet eenvoudig om de werklast van jouw team in evenwicht te brengen, en het is zelfs nog moeilijker nu iedereen vanuit huis werkt. Maar maak je geen zorgen; we zijn hier om je te helpen het goed te beheren.

In de huidige altijd-aan-omgeving hebben klanten en bedrijven hoge verwachtingen van service. Workload management is een cruciaal onderdeel van het leveren van hoogwaardige service. Project- en teamleiders, evenals werknemers, kunnen profiteren van benaderingen van werklastbeheer.

Wat is workload management?

De techniek van het succesvol verdelen en beheren van werk binnen je team staat bekend als workload management.

Wanneer workload management goed wordt uitgevoerd, verbetert het de prestaties van medewerkers en vermindert het conflicten, waardoor jij en je team aan het eind van de dag tevreden zijn in plaats van overweldigd.

Het doel van werkdrukbeheer is om ervoor te zorgen dat het werk op tijd wordt geleverd, maar ook om een gezond evenwicht te bewaren in de hoeveelheid werk waar elk teamlid verantwoordelijk voor is.

Wat gebeurt er als medewerkers hun werkdruk niet aankunnen?

Wanneer technologie tot buitensporige eisen wordt gedwongen, zal het uiteindelijk mislukken; hetzelfde geldt voor individuen.

Wanneer een werknemer wordt geconfronteerd met verhoogde eisen en weinig controle, kan dit leiden tot uitputting in verschillende vormen, d.w.z. fysiek, psychologisch en emotioneel. Maar ook tot verhoogde stress en spanning. Dit schaadt de mens en zijn productiviteit.

Overmatige werkdruk wordt uiteindelijk een van de belangrijkste oorzaken van ontevredenheid van werknemers over hun baan en over hun bedrijf.

Waarom is workload management belangrijk?

Individuen zijn vaak blij om hard te werken, omdat er iets ongelooflijk bevredigends uit gaat van een ‘goeie werkdag’. Workload management is van vitaal belang omdat er een unieke relatie is tussen werkeisen, intellectuele eisen en werkgeluk.

Stafmedewerkers die ook goede beslissers zijn, zullen zelfs in veeleisende situaties gedijen. Wanneer er een grote beslissingsruimte wordt geboden, kan positief en effectief gedrag worden verworven en ervaren.

Volgens recente gegevens voelt 80 procent van de bekwame werknemers wereldwijd zich gestrest en op het punt van uitputting. Bovendien zijn vier op de vijf werknemers (82%) van mening dat ze minder betrokken zijn op het werk als ze onder druk staan.

Met workload management kun je werk effectiever verdelen over teams, waardoor de stress van werknemers wordt verminderd en voorkomen dat ze zich overwerkt voelen.

Uiteindelijk zou iedereen baat kunnen hebben bij het maken van een goed taakbeheerplan.

Het houdt de teams op koers en garandeert dat het werk zo snel mogelijk wordt afgerond. Er zijn verschillende redenen om te overwegen om ervoor te zorgen dat jouw werklastbeheerplan geïntegreerd raakt.

De strategie voor het beheer van de werkbelasting

Zet de volgende vijf strategieën in actie om de werklast van jouw team effectief te beheren.

1. Bepaal de werkdruk en capaciteit van jouw team:

Het is moeilijk om te weten hoeveel werk jouw team in totaal moet doen als ze verspreid zijn over verschillende projectoverzichten, plannen en tools en ze vanuit huis werken.

Het kennen van de informatie is essentieel om te bepalen hoeveel elk teamlid doet en wat ze aankunnen. Door je plannen op orde te hebben, kun je verder gaan en erachter komen wat de echte werklast van je team is:

  • Maak een uitgebreid overzicht van de projecten en procedures waar jouw team de leiding over heeft.
  • Bepaal de omvang van elk project en wanneer je het zal voltooien.
  • Projecten moeten worden opgedeeld in kleinere taken.
  • Prioriteit geven aan het werk op basis van het belang en de urgentie ervan.
2. Wijs de middelen toe en verdeel de verantwoordelijkheden in afzonderlijke taken:

Toewijzing van middelen kan je helpen bij het herkennen en toewijzen van beschikbare middelen aan een project. Gebruik deze vijf tips om de taken van iedereen evenwichtig en beheersbaar te houden:

  • Wijs eerst de belangrijkste taken toe.
  • Breng de begin- en einddatum in evenwicht.
  • Zorg ervoor dat de juiste medewerkers aan elke taak of project worden toegewezen.
  • Betrek je team bij de discussie.
  • Vertel altijd waarom je hen een bepaalde opdracht toevertrouwt.
3. Houd je teamgenoten in de gaten en breng de nodige aanpassingen aan de werkdruk aan:

Om bij te houden hoe elk personeelslid omgaat met hun huidige werklast, moet je regelmatig een één-op-één check-in met hen plannen.

Als uit die check-ins blijkt dat een teamlid overbelast is met taken, kijk dan wie er nog meer bereid is om te helpen en ook bereid is om realtime aanpassingen te maken om te voorkomen dat deadlines ontbreken.

Creëer leermogelijkheden om hen te helpen efficiënter en georganiseerder te worden.

Veel werknemers werken tegenwoordig vanuit huis en het is van cruciaal belang om de werkuren bij te houden, zodat je weet wat ze van plan zijn.

4. Verhoog de teamefficiëntie als de werkdruk zwaar is:

Moedig je personeel aan om hun techniek te ontwikkelen voor het beheren van hun werklast, terwijl ze zich concentreren op het bredere plaatje. Wanneer er veel werk is, moeten ze de klus correct en efficiënt klaren.

Hier zijn een paar betere manieren om een zware werklast te beheren:

  • Maak een takenlijst.
  • Bepaal je topprioriteiten.
  • Herken je beperkingen.
  • Neem een pauze.
  • Werk samen en communiceer met je collega’s.
  • Fixeer je op slechts één taak tegelijk in plaats van op veel taken.
5. Omarm een projectmanagementtool:

Wanneer u een toepassing voor werkbeheer gebruikt, kan elk teamlid begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan de grotere team- en bedrijfsdoelen.

Omdat communicatie plaatsvindt binnen activiteiten, duurt het vinden van de informatie die u zoekt slechts twee seconden in plaats van twee minuten. Omdat projecten individueel of collectief kunnen worden bekeken, houden tijdlijnen iedereen op het goede spoor.

workloadVaardigheden om je workloadmanagement te beheren en te verbeteren

  • · Het creëren van een werkcultuur die de nadruk legt op de kwaliteit van het voltooide werk in plaats van op de kwantiteit.
  • · Eerlijke verdeling van de werklast. Denk aan de verschillende niveaus van verantwoordelijkheid die bij verschillende functies horen.
  • · Waar nodig flexibiliteit bieden bij het stellen van prioriteiten en tijdlijnen.
  • · Ervoor zorgen dat de benodigde apparatuur en middelen beschikbaar zijn om te helpen bij het tijdig voltooien van taken.
  • · Oplossingen ontwikkelen, communiceren en implementeren om snel om te gaan met vraagpieken.
  • · De inspanningen van werknemers erkennen en erkennen wanneer er een grote vraag naar hun diensten is.

Waarom is het belangrijk om te communiceren over de werkdruk?

Regelmatig communiceren met werknemers over hoe zij hun werklast het beste kunnen beheren en aanpassen is belangrijk. Maar ook de medewerkers voorbereiden op verwachte perioden van verhoogde werklast en medewerkers actief betrekken bij het ontwikkelen van strategieën voor werklastbeheer zal uiteindelijk overbodige of onnodige taken verminderen of elimineren.

Tips om jouw medewerkers te helpen bij het beheer van de werklast

1. Moedig werknemers aan om multitasking te vermijden

Veel organisaties promoten al jaren multitasking, hoewel talrijke onderzoeken hebben aangetoond dat het verdelen van aandacht over verschillende taken de efficiëntie vermindert en de kwaliteit van het werk negatief beïnvloedt.

2. Begin met dagelijkse stand-ups

De eenvoudigste methode om transparantie te bevorderen is om het hele personeel elke dag minimaal 10 minuten bij elkaar te krijgen. Maar hoe dan ook, goede communicatie en dagelijkse stand-ups zijn uitstekende manieren om iedereen tijdens het project op dezelfde lijn te houden.

Je kunt gemakkelijk zien of eventuele afhankelijkheden teamleden ervan weerhouden hun beste werk te doen met dagelijkse stand-ups.

3. Aanpassingsvermogen en flexibiliteit:

Flexibel en aanpasbaar management stelt medewerkers in staat deel te nemen aan het werkproces en taken uit te voeren op de voor hen en hun capaciteiten meest efficiënte manier.

4. Moedig aan om tijdregistratie te gebruiken

Dit web- gebaseerde tijdbeheer- en analysesysteem kan worden gebruikt door werknemers die hun productiviteit en efficiëntie willen verhogen. Het zorgt ervoor dat je niet afgeleid en verspreid raakt.

Tijdregistratie leuk maken voor je medewerkers is de sleutel tot succes (of zo aangenaam mogelijk). Mensen kunnen worden beloond voor het nauwkeurig en op tijd documenteren van hun uren als hun werkgevers prikkels bieden.

5. Effectieve communicatie

Communicatie tussen management en werknemer is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat opdrachten en deadlines volledig worden begrepen. Dit houdt in dat medewerkers weten dat ze bij leiders terecht kunnen met vragen of problemen met betrekking tot de projecten waaraan ze werken.

6. Online Plannen en organiseren:

Individuen binnen de organisatie kunnen online Planning gebruiken om vergaderingen te organiseren, elkaars agenda’s te bekijken en belangrijke waarschuwingen te verzenden. Het gebruik van online beheer- en samenwerkingstools voor planning kan ook helpen meer te weten te komen over het werk en de groei van jouw medewerkers.

Als het correct wordt uitgevoerd, verbetert werklastbeheer de prestaties van de werknemers en vermindert het de onrust, waardoor jij en je team aan het einde van elke dag tevreden zijn in plaats van overweldigd.

Conclusie

Individuen denken vaak dat ze buitengewoon productief en effectief moeten zijn op het werk, wat leidt tot multitasking, te veel projecten aannemen en lange dagen maken. Dit verhoogt niet alleen het stressniveau van werknemers, maar kan ook bijdragen aan burn-out.

Het is van cruciaal belang voor bedrijven en hun leidinggevenden om realistische doelen te stellen en hun werknemers te ondersteunen bij het beheren van hun werklast. Op de lange termijn is een gelukkig en gezond personeelsbestand productiever.

Dus, denk je dat je het in je hebt om je vaardigheden op het gebied van tijd- en werklastbeheer te verbeteren? De suggesties die we hierboven hebben gegeven, zullen je ongetwijfeld helpen bij het effectief beheren van de werklast. Meer weten? Neem contact met ons op!

Meer weten?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang wekelijks informatieve en inspirerende e-mails!

New call-to-action

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn aangegeven met *

Plaats reactie

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.