Arbodienst | Nieuwe klant worden

Klant worden bij een nieuwe arbodienst

Overstappen naar een nieuwe arbodienst kan veel werk zijn. Er komt namelijk best veel bij kijken en begint al op het moment dat je gaat nadenken over een nieuwe Arbodienst.

Als organisatie voer je dan onderzoek uit naar een arbodienst die qua werkwijze het beste bij jou past. Daarbij zullen er een aantal zaken zijn waar je als organisatie rekening mee moet houden. Denk hierbij aan:

  • de visie van de nieuwe arbodienst;
  • de dienstverlening en contractvormen die zij bieden;
  • dat er dossiers, van eventueel actueel verzuim, overgedragen moeten worden;
  • dat je met een nieuw systeem en nieuwe (kern)deskundigen zult gaan werken;
  • etc.

De nieuwe arbodienst zal dit proces zo makkelijk mogelijk voor jou moeten maken en dit uit handen moeten nemen waar mogelijk. Het is dus van groot belang om een goede start te maken en zo een prettige samenwerking te creëren.

Klantervaring

Sinds maart 2022 is er een nieuwe klant aangesloten bij onze arbodienstverlening. Deze klant was opzoek naar een arbodienst waarbij ze vooral de regie (casemanagement) in eigen handen konden houden. Dat betekent in dit geval dat wij enkel signalen geven vanuit de Wet Verbetering Poortwachter en de klant dit verder intern oppakt.

Deze nieuwe klant is een organisatie die actief is binnen de logistieke dienstverlening. Zij heeft een brede diversiteit aan activiteiten waarmee het organisaties ondersteunt en ontzorgt op het gebied van logistiek. Dit wordt uitgevoerd door personeel bestaand uit kantoorpersoneel, vrachtwagenchauffeurs en warehousemedewerkers.

Persoonlijke kennismaking met vaste casemanager

Vaste contactpersoon die altijd beschikbaar is voor vragen

Prettige overdracht door dit uit handen te nemen

Kennismaking vaste casemanager

Om de samenwerking goed te starten is er van tevoren een vaste casemanager aangesteld die contact heeft opgezocht en een kennismaking op locatie heeft ingepland. Op die manier hebben zij met elkaar alle huidige dossiers doorgenomen, besproken wat de werkwijze van Zakenwijzer is en wat de wensen zijn vanuit de klant. Tijdens dit gesprek is ook afgesproken om na drie maanden weer een afspraak in te plannen om middels een multidisciplinair overleg alle dossiers en huidige stand van zaken door te nemen. Tegelijkertijd was deze afspraak er ook voor om te evalueren hoe de samenwerking tot aan dat moment werd ervaren.

Na deze drie maanden is er door de casemanager contact opgenomen om zo’n afspraak in te plannen en in dit gesprek heeft de klant aangegeven tevreden te zijn met de aanpak en werkwijze van Zakenwijzer. Zo heeft de klant laten weten dat zij het fijn vinden dat er vanuit Zakenwijzer reminders worden gestuurd. Dit ging over reminders zoals een seintje wanneer iemand 30 dagen ziek is met de vraag of de (bedrijfs)arts ingeschakeld moet worden, of een signaal als de probleemanalyse is opgesteld en het plan van aanpak na twee weken nog niet in het portaal is opgeslagen. De klant heeft bij ons aangegeven dat zij dit als prettig ervaren, zodat zij in ieder dossier geen belangrijke momenten missen. Ze geven aan het fijn te vinden dat wij als arbodienst deze zaken in de gaten houden, maar niet geheel overnemen. Wij monitoren of het dossier compleet is en sturen hen aan waar nodig.

Aanmaken persoonsdossiers

Hiernaast heeft deze klant bij ons aangegeven dat ze het prettig vinden hoe wij in het begin hebben geschakeld met het inrichten van het portaal met alle werknemers en hun gegevens. Bij de start van een samenwerking hebben wij alle gegevens (NAW, functie, contracturen, indiensttredingsdatum etc.) nodig van de huidige werknemers, zodat wij snel kunnen schakelen mocht er actie nodig zijn in een dossier. Het aanleveren en verzamelen van deze gegevens is meestal een grote klus voor organisaties.

Bij deze specifieke klant kregen wij alle gegevens aangeleverd, maar bleken er wat complicaties te zijn met het automatisch inlezen van deze gegevens naar ons portaal. Wij hebben hier proactief in gehandeld en ervoor gezorgd dat alle gegevens alsnog binnen twee dagen bij ons in het portaal stonden. Hierdoor konden we direct acties vanuit bepaalde dossiers oppakken. Deze aanpak is door onze klant als positief ervaren.

Overdragen verzuimdossiers

Omdat er van tevoren al een kennismakingsgesprek heeft plaatsgevonden met de casemanager, heeft de casemanager op voorhand al actie kunnen ondernemen voor de overdracht van de lopende verzuimdossiers. We hebben ervoor gezorgd dat duidelijk was welk dossier nog overgenomen moest worden door Zakenwijzer en hebben ervoor gezorgd dat alle medische informatie vanuit de vorige arbodienst tijdig bij ons binnen kwam. Wij kunnen namelijk vanuit ervaring spreken dat het opvragen van dossiers nog wel eens wat tijd in beslag kan nemen. Door deze aanpak hebben we geen achterstand opgelopen in de lopende verzuimdossiers en ook dit heeft deze klant als positief ervaren.

Proactief

Deze klant heeft bij ons tevredenheid uitgesproken over de start van de samenwerking en de reminders die wij geven, waarbij we hen de eigen regie laten houden. Zij hebben ook bij ons aangegeven dat zij het contact prettig vinden omdat wij niet zomaar alles aannemen. Ze hebben ons laten weten het prettig te vinden dat wij ze een spiegel voorhouden, kritisch meedenken en ons inzicht durven te delen. We hebben van deze klant meegekregen dat ze het fijn vinden dat ze hierdoor soms hun eigen aanpak opnieuw bekijken en aanpassen op basis van onze adviezen.

Arbo checklist

Wil je weten of je huidige Arbodienst goed geregeld is en aan alle wettelijke eisen voldoet? Wij hebben een checklist ontwikkeld waarin onder elkaar staat weergegeven aan welke eisen een goed arbobeleid moet voldoen.
Download gratis onze checklist

Stappenplan bij de start van de dienstverlening

Deze klant heeft uitgesproken tevreden te zijn geweest met de start van de samenwerking, maar ook met hoe de samenwerking op dit moment verloopt.

In het overzicht hieronder vind je een aanvullend overzicht van de stappen die wij doorlopen bij onze nieuwe klanten:

1. Vragenlijst naar werkgever

Deze vragenlijst wordt vóór de start van de samenwerking alvast opgestuurd, zodat wij al een eerste indruk krijgen van de organisatie. Vragen die hier o.a. instaan zijn:

  • Hebben jullie momenteel al een verzuimprotocol?
  • Voeren jullie PMO’s uit?
  • Is er een RI&E beschikbaar?

Op basis van de antwoorden krijgen wij zicht op wat de klant al goed heeft georganiseerd of waar wij mogelijk in kunnen helpen/adviseren.

2. Aanmaken persoonsdossiers

Dit is van belang, zodat wij direct aan de slag kunnen en over voldoende informatie beschikken, mocht er actie nodig zijn in een bepaald dossier. Het aanleveren en verzamelen van deze gegevens is meestal een grote klus voor organisaties.

3. Overdracht medische dossiers

Het overnemen van medische dossiers vergt veel zorgvuldigheid. Dit kan namelijk niet zomaar overgedragen worden aan een nieuwe arbodienst, hier is toestemming voor nodig i.v.m. medische informatie. Als arbodienst denken wij proactief mee bij de vervolgstappen van lopende verzuim dossiers. Denk aan onder andere;

  • machtiging versturen naar de werknemers voor toestemming en eerste contacten leggen;
  • contact met oude arbodienst uit handen nemen;
  • zorgen voor overdracht medisch dossier volgens de wet- en regelgeving.

4. Kennismaken met vaste casemanager

Ook is een persoonlijke kennismaking met de vaste casemanager een belangrijk onderdeel. Hij of zij gaat, indien gewenst door de klant, op bezoek bij de klant om werkwijzen af te stemmen voor een soepele en heldere samenwerking. Lopende dossiers worden alvast doorgenomen, verwachtingen worden afgestemd en het systeem wordt doorlopen. Dit geeft beide partijen een beter beeld van de samenwerking.

Prettige samenwerking door goede voorbereiding

Voorbereiding is het halve werk. In deze casus hebben wij als arbodienst, maar ook de klant bijgedragen aan een goede voorbereiding:

  • Heldere en fijne communicatie
  • Plan van aanpak is goed besproken
  • Verwachtingen waren duidelijk van beide partijen
  • Overdracht van gegevens zonder complicaties

Door deze aanpak en goede voorbereiding hebben wij een nieuwe fijne klant erbij, waarbij wij te allen tijde streven naar een succesvolle relatie.

Vragen?

Voor meer informatie kun je ook contact met ons opnemen door te bellen of te e-mailen.

Vraag gratis informatie aan

Volg ZAKENWIJZER op LinkedIn en blijf op de hoogte!