Tussen manager en medewerker bestaan afspraken en zijn doelen overeengekomen. In de praktijk blijkt vaak dat het nakomen en realiseren ervan heel wat lastiger is dan het theoretisch maken van afspraken en stellen van doelen. De praktijk is nooit standaard. Daarom zijn tussentijdse functioneringsgesprekken nodig. Maar verschillen in mensen en omstandigheden eisen een verschillende aanpak in de communicatie. In vier gesprekssoorten krijgen de meest voorkomende verschillen een plaats met een daarbij passend gespreksmodel en gespreksstructuur.
Gespreksmodel 1: Het voortgangsgesprek
Kenmerken van het voortgangsgesprek
- Ambities van de medewerker zijn laag.
- Er zijn geen echte toekomstwensen.
- De verwachtingen van de manager zijn laag.
- Doel van het gesprek: zorgen dat de medewerker er bij blijft en snel en gericht mee gaat draaien in de ontwikkelingen van de organisatie of afdeling.
De 4 stappen van het voortgangsgesprek:
Stap 1
- Stel het doel vast van het gesprek.
- Maak een agenda met gesprekspunten.
- Stel vast hoe lang het gesprek mag duren.
Stap 2
- Deel mee dat de toekomstverwachtingen van de functie nihil en laag zijn.
- Geef ruimte aan de medewerker om te reageren.
- Kijk samen terug naar de kwaliteit van het werk nu en in het verleden.
Stap 3
- Kijk samen hoe goede kwaliteit is vast te houden.
- Bespreek hoe noodzakelijke ontwikkelingen voor de toekomst kunnen worden gerealiseerd.
Stap 4
- Maak naar aanleiding van het gesprek afspraken en leg deze schriftelijk vast.
Valkuilen van het voortgangsgesprek
- Van tevoren alles regelen en de medewerker er niet in betrekken.
- Zelf te veel aan het woord zijn.
- Niet of nauwelijks de tijd nemen voor dit gesprek.
- De inbreng van de medewerker negeren.
“Investeer in extra tijd en aandacht aan medewerkers die ogenschijnlijk geen interesse en ambities tonen.”
Gespreksmodel 2: Het bijstuurgesprek
Kenmerken van het bijstuurgesprek (ambitie hoog – potentie laag)
- Ambitie van de medewerker is hoog.
- Hij is bijvoorbeeld bereid tijd en energie te stoppen in persoonlijke ontwikkeling.
- De manager weet dat deze medewerker aan zijn plafond zit voor wat betreft zijn ontwikkeling.
- Doel van het gesprek: het vertellen van het slechte nieuws (jij wilt meer en denkt dat te kunnen; ik als manager zie, dat je jezelf hierin overschat en aan je grens zit) en zorgen dat de medewerker gemotiveerd blijft en waar mogelijk een andere vorm van uitdaging en ontwikkeling krijgt aangeboden.
De 4 stappen van het bijstuurgesprek
Stap 1
- Stel het doel vast van het gesprek.
- Maak een agenda met gesprekspunten.
- Stel vast hoe lang het gesprek mag duren.
Stap 2
- Deel mee (kort, krachtig en direct) hoe jij als manager denkt over de potentie van de medewerker.
- Geef ruimte om te reageren op het voor de medewerker slechte nieuws.
- Toon oprecht en gemeend begrip voor de teleurstelling.
Stap 3
- Besprek, hoe nu verder?
Stap 4
- Maak passende afspraken en leg dit vast in een persoonlijk ontwikkelingsplan.
Valkuilen van het bijstuurgesprek
- Slecht nieuws uitstellen en vooruitschuiven naar een andere afspraak.
- Net niet alles vertellen en vaag blijven.
- De boodschap met slecht nieuws verpakken alsof het promotie is.
- Geen ruimte laten voor emotie en teleurstelling.
- Je gelijk willen halen.
- Je positie als manager misbruiken om te overtuigen.
“Geef ruimte aan emotie. Maar stel het slechte nieuws niet uit en wees duidelijk en eerlijk.”
Gespreksmodel 3: Het motivatiegesprek
Kenmerken van het motivatiegesprek (ambitie laag / potentie hoog)
- Ambitieniveau van de medewerker is laag. Hij gelooft het wel.
- Het niet willen kan een oorzaak hebben van niet weten hoe dan wel.
- De manager schat in dat de medewerker meer in huis heeft dan hij laat zien.
- Het doel is om deze medewerker te motiveren en aan te sporen.
De 4 stappen van het motivatiegesprek
Stap 1
- Stel het doel vast van het gesprek.
- Maak een agenda met gesprekspunten.
- Stel vast hoe lang het gesprek mag duren.
Stap 2
- Vertel van de hoge verwachtingen die er zijn ten aanzien van doorgroeien.
- Achterhaal de redenen van het niet willen doorgroeien.
- Geef ruimte voor reageren.
- Luister goed en ga in op wat de medewerker zegt (luister ook tussen de regels door).
Stap 3
- Biedt verschillende mogelijkheden voor doorgroeien.
- Laat de keuze over aan de medewerker.
- Maak samen een plan.
Stap 4
- Maak passende afspraken en leg dit vast in een persoonlijk ontwikkelingsplan.
Valkuilen van het motivatiegesprek
- De medewerker iets opdringen tegen zijn wil.
- Geen gerichte afspraken maken.
- Niet ingaan op reactie (verbaal en non-verbaal) van de medewerker.
- Het bij een enkele gesprekspoging laten.
“Het motivatiegesprek is een luistergesprek met een scherp oor voor wat de medewerker eigenlijk zegt achter zijn woorden.”
Gespreksmodellen 4: Het ontwikkelingsgesprek
Kenmerken van het ontwikkelingsgesprek (ambitie hoog / potentie hoog)
- Ambitieniveau van de medewerker is hoog.
- De medewerker is erg gemotiveerd en heeft uitgesproken wensen met betrekking tot zijn persoonlijke ontwikkeling.
- Zijn manager schat in dat de medewerker nog niet aan het einde van zijn ‘kunnen’ zit en ziet nog mogelijkheden om te groeien.
De 4 stappen van het ontwikkelingsgesprek
Stap 1
- Stel het doel vast van het gesprek.
- Maak een agenda met gesprekspunten.
- Stel vast hoe lang het gesprek mag duren.
Stap 2
- Toelichten van de verwachtingen m.b.t. de toekomstige functie en daaraan gekoppeld termijn.
- De reactie van de medewerker.
- De (on)mogelijkheden van de organisatie aangeven.
Stap 3
- Vragen hoe de medewerker zijn ontwikkelingsroute ziet.
- Geef daarop zelf (aanvullende) suggesties.
- Stel samen een plan op.
Stap 4
- Maak passende afspraken en leg dit vast in een persoonlijk ontwikkelingsplan.
Valkuilen van het ontwikkelingsgesprek
- Het gesprek te snel voeren.
- Te hoge verwachtingen scheppen.
- Te weinig ruimte geven aan de medewerker om blij te zijn met de ‘goede boodschap’.
- Het bij een enkele gesprekspoging laten.
“Het ontwikkelingsgesprek is vooral een gesprek van mogelijkheden. Wees ook duidelijk over onmogelijkheden.”
Volg Zakenwijzer op LinkedIn en blijf op de hoogte
