Bedrijven moeten voortdurend evolueren en zich aanpassen om een verscheidenheid aan uitdagingen aan te gaan. Van technologische verander processen tot de opkomst van nieuwe concurrenten, tot een verschuiving in wet- en regelgeving of onderliggende economische trends. Als je dit niet doet, kan dit leiden tot stagnatie of, erger nog, je businessmodel is niet meer relevant.
Veruit de meeste organisatorische veranderingsinitiatieven zijn gewoon niet succesvol of slagen niet. Wat duidelijk maakt waarom het een belangrijke vaardigheid is voor leiders en managers om te weten hoe je veranderingen wél moet plannen, coördineren en uitvoeren.
Bent jij verantwoordelijk voor het managen van een belangrijk veranderingsinitiatief voor jouw organisatie? Wil je laten zien dat jij in staat bent om de volgende keer zo’n initiatief te leiden? Hier volgt een overzicht van wat verandermanagement is, wat de belangrijkste stappen in het proces zijn en hoe je vervolgens acties kunt ondernemen om jouw managementvaardigheden te ontwikkelen en effectiever te worden in jouw rol.
Wat is verandermanagement?
Organisatieverandering verwijst in grote lijnen naar de acties die een bedrijf onderneemt om een belangrijk onderdeel van de organisatie te veranderen of aan te passen. Dit kan de bedrijfscultuur zijn, interne processen, onderliggende technologie of infrastructuur, bedrijfshiërarchie, gedragsverandering, of een ander cruciaal aspect.
Organisatieverandering kan adaptief of transformationeel zijn:
Adaptieve veranderingen zijn kleine, geleidelijke veranderingen die een organisatie onderneemt om haar producten, processen, workflows en strategieën in de loop van de tijd te ontwikkelen. Het aannemen van een nieuw teamlid om aan de toegenomen vraag te voldoen of het implementeren van een nieuw thuiswerkbeleid om meer gekwalificeerde sollicitanten aan te trekken, zijn beide voorbeelden van adaptieve veranderingen.
Transformationele veranderingen zijn groter in omvang en reikwijdte en betekenen vaak een ingrijpende en soms plotselinge afwijking van de status-quo. Een voorbeeld van transformationele verandering is het lanceren van een nieuw product of bedrijfsonderdeel. Of de beslissing om internationaal uit te breiden.
Verandermanagement is het proces van het begeleiden van organisatorische veranderingen naar resultaat, vanaf de vroegste stadia. Van ontwerp en voorbereiding, via implementatie en uiteindelijk tot oplossingen en het realiseren van de gewenste doelen.
Veranderprocessen hebben een set van startvoorwaarden (punt A) en een functioneel eindpunt (punt B). Het proces daar tussenin is dynamisch en verloopt in fasen. Hier volgt een samenvatting van de belangrijkste stappen in het verandermanagementproces.
”Veranderen is geen geheim. Het is kennis van zaken.” – Peter de Heer
5 Stappen in het veranderingsmanagementproces
Bereid de organisatie voor op verandering
Wil een organisatie met succes veranderingen nastreven en implementeren, dan moet ze zowel procesmatig als cultureel voorbereid zijn. Alvorens in de processen te duiken, moet eerst een culturele voorbereiding plaatsvinden.
In de voorbereidingsfase is de manager erop gericht om medewerkers te helpen de noodzaak en urgentie van verandering te herkennen en te begrijpen. Ze vergroten het bewustzijn van de verschillende uitdagingen of problemen waarmee de organisatie wordt geconfronteerd die als krachten van verandering fungeren en ontevredenheid met de status-quo veroorzaken. Door deze initiële steun te krijgen van werknemers die zullen helpen de verandering door te voeren, kan later wrijving en weerstand worden weggenomen.
Maak een visie en plan voor verandering
Zodra de organisatie klaar is om verandering te omarmen, moeten managers een grondig en realistisch plan ontwikkelen om dit tot stand te brengen. Het plan moet gedetailleerd zijn:
- Strategische doelen: welke doelen helpt de organisatie om de verandering te realiseren?
- Key performance indicators: hoe wordt succes gemeten? Welke statistieken en metingen moeten dit inzichtelijk maken? Wat is nul-meting voor hoe de zaken er nu voor staan?
- Belanghebbenden en team van het project: wie zal toezicht houden op de taak om veranderingen door te voeren? Wie is het aanspreekpunt in elke kritieke fase? Wie wordt verantwoordelijk voor de uitvoering?
- Projectomvang: Welke afzonderlijke stappen en acties omvat het project? Wat valt buiten de projectscope?
Het plan moet ook rekening houden met eventuele onbekenden of hindernissen die zich tijdens het implementatieproces kunnen voordoen en waarvoor wendbaarheid en flexibiliteit nodig zijn om die te overwinnen.
Implementeer de wijzigingen en verander
Nadat het plan is gemaakt, hoef je alleen nog maar de stappen te volgen die erin worden beschreven om de vereiste wijziging door te voeren. Of het gaat om veranderingen in de structuur, strategie, systemen, processen, het gedrag van medewerkers of andere aspecten en combinaties, hangt af van de specifieke kenmerken van het initiatief en doel.
Tijdens het implementatieproces moeten verandermanagers erop gericht zijn hun medewerkers in staat te stellen de noodzakelijke stappen te nemen om de doelen van het initiatief te bereiken. Ze moeten ook hun best doen om te anticiperen op hindernissen en deze voorkomen, weg te nemen of te verminderen als ze eenmaal zijn geïdentificeerd. Herhaalde communicatie van de visie van de organisatie is van cruciaal belang tijdens het implementatieproces. Dit om teamleden eraan te blijven herinneren waarom verandering wordt nagestreefd.
Verander de bedrijfscultuur en dagelijkse praktijk
Zodra het veranderingsinitiatief is voltooid, moeten verandermanagers vervolgens voorkomen dat ze terugkeren naar het oude gedrag, werkwijze of status-quo. Dit is met name belangrijk voor organisatorische veranderingen met betrekking tot processen, workflows, cultuur en strategieën. Zonder een adequaat plan kunnen werknemers vervolgens terugvallen in de ‘oude manier’ om dingen te doen, vooral tijdens de overgangsperiode.
Door veranderingen in te bedden in de cultuur en praktijken van het bedrijf, wordt het moeilijker om terug te vallen. Nieuwe organisatiestructuren, controles en beloningssystemen moeten allemaal worden beschouwd als hulpmiddelen om verandering vast te houden.
Voortgang bekijken en resultaten analyseren
Alleen omdat een veranderinitiatief compleet verlopen is, wil nog niet zeggen dat het succesvol was. Het uitvoeren van analyses en beoordelingen, of een reflectieproces, kan bedrijfsleiders helpen te begrijpen of een veranderingsinitiatief een succes, een mislukking of een gemengd resultaat was. Daarnaast kan het ook waardevolle inzichten en lessen bieden die kunnen worden gebruikt bij toekomstige veranderinspanningen.
Stel jezelf vragen als: Zijn de projectdoelen bereikt? Zo ja, kunnen we dit elders herhalen? Zo niet, wat ging er mis?
Verandering effectief beheren
Hoewel geen twee veranderingsinitiatieven hetzelfde zijn, volgen ze doorgaans een soortgelijk proces. Om veranderingen effectief te beheren, moeten leiders en managers de stappen die daarbij komen kijken goed begrijpen.
Voor het managen van organisatieverandering is het belangrijk jezelf de volgende vragen te stellen:
- Begrijp je de krachten die de verandering noodzakelijk en urgent maken? Zonder dit begrip kan het moeilijk zijn om de onderliggende oorzaken die verandering noodzakelijk maakt effectief aan te pakken, waardoor het vermogen om te slagen wordt belemmerd.
- Heb je een plan? Zonder een gedetailleerd plan en een gedefinieerde strategie kan het moeilijk zijn om een veranderingsinitiatief tot een goed einde te brengen.
- Hoe ga je communiceren? Succesvol verandermanagement vereist effectieve communicatie met zowel jouw teamleden als de belangrijkste belanghebbenden. Het ontwerpen van een communicatiestrategie die deze realiteit erkent, is van cruciaal belang.
- Heb je mogelijke obstakels geïdentificeerd? Hoewel het onmogelijk is om alles te voorspellen wat mogelijk mis kan gaan met een project, is het over het algemeen een goed idee om de tijd te nemen om te anticiperen op mogelijke belemmeringen en ‘wat als- strategieën te bedenken voordat je aan de slag gaat.
De kennis en vaardigheden ontwikkelen die nodig zijn voor succes
Als jij en je team aan de vooravond staan van een veranderingsinitiatief binnen de organisatie, is het van cruciaal belang om de basis voor succes te leggen door persoonlijke kennis en vaardigheden te ontwikkelen die jullie toerusten om te slagen. Begin er niet aan met alleen motivatie. Zonder kennis, de juiste vaardigheden en wat externe professionele hulp, ben je aan het gokken op een goede uitkomst. Hiermee speel je eigenlijk poker met je organisatie. Voorkom teleurstellingen en kies voor een goed voorbereide en gedegen aanpak. Veranderen is een vak!
Wil je meer weten voor je effectief van start gaat? Neem dan eens contact met ons op. In een vrijblijvend gesprek kunnen we samen de beste route bepalen voor jouw bedrijf, waarna jij vervolgens op weg kan gaan naar een geslaagd veranderproces. Veranderen is geen geheim. Het is kennis van zaken.
