Tussen manager en medewerker bestaan er afspraken en zijn doelen overeengekomen. Maar in de praktijk blijkt dat het nakomen en realiseren heel wat lastiger is dan het theoretisch maken ervan. We praten daar vervolgens wel over. Maar begrijpen we elkaar dan ook? Communicatie is misschien wel het belangrijkste gereedschap voor leiders en managers.
Maar als je communicatie gebruikt als een ‘hamer’ zie je al gauw elk gesprek als een ‘spijker’. Het is daarom belangrijk om je eerst te realiseren wélk gesprek je gaat voeren. Wat is je insteek? Wat wil je bereiken? En wat is je doel en gewenste uitkomst? Met de hieronder verder uitgewerkte 4 belangrijkste gespreksmodellen, ben je in staat om gestructureerd en doelgericht te communiceren én te luisteren.
Gespreksmodellen 1: Het voortgangsgesprek
Kenmerken van het voortgangsgesprek
- Ambities van de medewerker zijn laag.
- Er zijn geen echte toekomstwensen.
- De verwachtingen van de manager zijn laag.
- Doel van het gesprek: zorgen dat de medewerker er bij blijft en snel en gericht mee gaat draaien in de ontwikkelingen van de organisatie of afdeling.
De 4 stappen van het voortgangsgesprek:
Stap 1
- Stel het doel vast van het gesprek.
- Maak een agenda met gesprekspunten.
- Stel vast hoe lang het gesprek mag duren.
Stap 2
- Deel mee dat de toekomstverwachtingen van de functie nihil en laag zijn.
- Geef ruimte aan de medewerker om te reageren.
- Kijk samen terug naar de kwaliteit van het werk nu en in het verleden.
Stap 3
- Kijk samen hoe goede kwaliteit is vast te houden.
- Bespreek hoe noodzakelijke ontwikkelingen voor de toekomst kunnen worden gerealiseerd.
Stap 4
- Maak naar aanleiding van het gesprek afspraken en leg deze schriftelijk vast.
Valkuilen van het voortgangsgesprek
- Van tevoren alles regelen en de medewerker er niet in betrekken.
- Zelf te veel aan het woord zijn.
- Niet of nauwelijks de tijd nemen voor dit gesprek.
- De inbreng van de medewerker negeren.
SAMENVATTING: Investeer in extra tijd en aandacht aan medewerkers die ogenschijnlijk geen interesse en ambities tonen.
Gespreksmodellen 2: Het bijstuur-gesprek
Kenmerken van het bijstuur-gesprek (ambitie hoog – potentie laag)
- Ambitie van de medewerker is hoog.
- Hij is bijvoorbeeld bereid tijd en energie te stoppen in persoonlijke ontwikkeling.
- De manager weet dat deze medewerker aan zijn plafond zit voor wat betreft zijn ontwikkeling.
- Doel van het gesprek: het vertellen van het slechte nieuws (jij wilt meer en denkt dat te kunnen; ik als manager zie, dat je jezelf hierin overschat en aan je grens zit) en zorgen dat de medewerker gemotiveerd blijft en waar mogelijk een andere vorm van uitdaging en ontwikkeling krijgt aangeboden.
De 4 stappen van het bijstuur-gesprek
Stap 1
- Stel het doel vast van het gesprek.
- Maak een agenda met gesprekspunten.
- Stel vast hoe lang het gesprek mag duren.
Stap 2
- Deel mee (kort, krachtig en direct) hoe jij als manager denkt over de potentie van de medewerker.
- Geef ruimte om te reageren op het voor de medewerker slechte nieuws.
- Toon oprecht en gemeend begrip voor de teleurstelling.
Stap 3
- Bespreek: hoe nu verder?
Stap 4
- Maak passende afspraken en leg dit vast in een persoonlijk ontwikkelingsplan.
Valkuilen van het bijstuur-gesprek
- Slecht nieuws uitstellen en vooruitschuiven naar een andere afspraak.
- Net niet alles vertellen en vaag blijven.
- De boodschap met slecht nieuws verpakken alsof het promotie is.
- Geen ruimte laten voor emotie en teleurstelling.
- Je gelijk willen halen.
- Je positie als manager misbruiken om te overtuigen. Statement: geef ruimte aan emotie. Maar stel het slechte nieuws en wees duidelijk en eerlijk.
Gespreksmodellen 3: het motivatiegesprek
Kenmerken van het motivatiegesprek (ambitie laag / potentie hoog)
- Ambitieniveau van de medewerker is laag. Hij gelooft het wel.
- Het niet willen kan een oorzaak hebben van niet weten hoe dan wel.
- De manager schat in dat de medewerker meer in huis heeft dan hij laat zien.
- Het doel is om deze medewerker te motiveren en aan te sporen.
De 4 stappen van het motivatiegesprek
Stap 1
- Stel het doel vast van het gesprek.
- Maak een agenda met gesprekspunten.
- Stel vast hoe lang het gesprek mag duren.
Stap 2
- Vertel van de hoge verwachtingen die er zijn ten aanzien van doorgroeien.
- Achterhaal de redenen van het niet willen doorgroeien.
- Geef ruimte voor reageren.
- Luister goed en ga in op wat de medewerker zegt (luister ook tussen de regels door).
Stap 3
- Biedt verschillende mogelijkheden voor doorgroeien.
- Laat de keuze over aan de medewerker.
- Maak samen een plan.
Stap 4
- Maak passende afspraken en leg dit vast in een persoonlijk ontwikkelingsplan.
Valkuilen van het motivatiegesprek
- De medewerker iets opdringen tegen zijn wil.
- Geen gerichte afspraken maken.
- Niet ingaan op reactie (verbaal en non-verbaal) van de medewerker.
- Het bij een enkele gesprekspoging laten.
SAMENVATTING: het motivatiegesprek is een luistergesprek, met een scherp oor voor dat wat de medewerker eigenlijk zegt achter zijn woorden.
Gespreksmodellen 4: het ontwikkelingsgesprek
Kenmerken van het ontwikkelingsgesprek (ambitie hoog / potentie hoog)
- Ambitieniveau van de medewerker is hoog.
- De medewerker is erg gemotiveerd en heeft uitgesproken wensen met betrekking tot zijn persoonlijke ontwikkeling.
- Zijn manager schat in dat de medewerker nog niet aan het einde van zijn ‘kunnen’ zit en ziet nog mogelijkheden om te groeien.
De 4 stappen van het ontwikkelingsgesprek
Stap 1
- Stel het doel vast van het gesprek.
- Maak een agenda met gesprekspunten.
- Stel vast hoe lang het gesprek mag duren.
Stap 2
- Toelichten van de verwachtingen m.b.t. de toekomstige functie en daaraan gekoppeld termijn.
- De reactie van de medewerker.
- De (on)mogelijkheden van de organisatie aangeven.
Stap 3
- Vragen hoe de medewerker zijn ontwikkelingsroute ziet.
- Geef daarop zelf (aanvullende) suggesties.
- Stel samen een plan op.
Stap 4
- Maak passende afspraken en leg dit vast in een persoonlijk ontwikkelingsplan.
Valkuilen van het ontwikkelingsgesprek
- Het gesprek te snel voeren.
- Te hoge verwachtingen scheppen.
- Te weinig ruimte geven aan de medewerker om blij te zijn met de ‘goede of teleurstellende boodschap’.
- Het bij een enkele gesprekspoging laten.
SAMENVATTING: het ontwikkel gesprek is vooral een gesprek over mogelijkheden. Maar wees ook duidelijk over de onmogelijkheden.
Communiceren gaat niet over zenden en ontvangen. Echte communicatie tussen mensen gaat over: vragen stellen, luisteren om te begrijpen om vervolgens standpunten en verschillen te verbinden.
