Ga er maar aan staan. In deze roerige tijden lijkt niets meer hetzelfde te blijven. Alles is aan het veranderen. Soms heb je het gevoel een soort speelbal te zijn van de verandergolven. Een lawine aan zaken vragen aandacht. Het zijn spannende tijden en dus wil je alles zo goed mogelijk doen. Crisisperioden lijken nooit op te houden. Heb je het ene probleem getakeld, dient het volgende zich alweer aan. Je hebt soms het gevoel de grip te verliezen. Gevolg is dat je alleen maar harder gaat werken en het nog drukker wordt in je hoofd. Om dit op te lossen heb jij een agenda nodig met Eisenhouwer blokken, deze agenda gaat ervoor zorgen dat jij urgente zaken kan afronden. Harder werken heeft namelijk zelden tot gevolg dat je ook daadwerkelijk ‘meester’ wordt van je tijd. Integendeel! Als er al zoiets is als orde en rust, lijkt het voor velen inmiddels meer op ‘pompen om niet te verzuipen’.
Alles is urgent en alles is belangrijk
Juist de mix – ‘alles is urgent en alles is belangrijk’ – is killing voor orde en rust in je hoofd. Maar nog afgezien daarvan; deze status quo staat garant voor chaos en falend (zelf) leiderschap en disfunctionerend (zelf) management. Het is net zoiets als achtervolgd worden in je droom, maar je komt gewoon niet vooruit. Niet kunnen rennen. Wat je ook doet. Het is de voedingsbodem voor een burnout en langdurig ziekteverzuim. Maar per definitie van falen in effectiviteit, wat staat voor: waarde en doelgericht.
Het Eisenhower-model is afkomstig van de beroemde uitspraak van president Eisenhower zelf: ‘urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent ‘.
Het zogenaamde Eisenhouwer model is bekend om z’n verrassend heldere en eenvoudige orde in het stellen van prioriteiten. Althans, op papier. Je kunt er naar kijken en dit – na de uitleg en een timemanagementtraining – volledig beamen en onderschrijven, maar vervolgens het tegenovergestelde doen. We zien het elke dag. Van anderen en bij onszelf. Weten en toch niet doen.
Niets is zo verraderlijk als ons automatische gedrag. Want zo’n 95% van ons gedrag werkt op de automatische piloot. We schakelen onbewust en automatisch weer over tot de orde van de dag zoals we het altijd al deden. Of soms bewust, omdat we geen zin hebben onze tanden te zetten in een verandering. Want bij die andere 5% – waarbinnen wij ons gedrag duurzaam kunnen veranderen – is het hard werken om dit voor elkaar te krijgen.
Prioriteiten stellen volgens het Eisenhower-model
We hoeven niet uit te leggen dat president Eisenhower – op z’n zachtst gezegd’ – erg druk was.
President zijn van Amerika tijdens de 2e wereldoorlog was een hell of a job. Maar als geen ander wist hij heel effectief om te gaan met zijn tijd en met dat wat urgent en belangrijk was. Het 4 kwadranten model is tijdloos. Daarom nog even de uitleg en duiding van de 4 kwadranten.
Dringend én belangrijk.
Zaken die jouw aandacht vragen en zo snel mogelijk moeten worden aangepakt. Je kunt ze niet laten liggen zonder dat er nog grotere problemen ontstaan. De ‘brand’ moet nu geblust worden. Maar als je hier het grootste deel van de dag mee bezig bent, is er iets grondig mis. Als jij je zaken goed op orde hebt zou je hier maar 5% tot 10% van je tijd voor hoeven reserveren, dan wel mee bezig moeten zijn. Hoe zit dat bij jou?
Belangrijk, maar niet dringend.
Projecten en taken die je had ingepland (binnen hetzelfde kwadrant) om je mee bezig te houden. Je weet dat dit de belangrijkste prioriteiten zijn van jouw verantwoordelijkheid en werkzaamheden. Ze dragen direct en aantoonbaar bij aan het behalen van de organisatiedoelen. Strikt genomen zou je hier minimaal 80% (of zoveel meer) van je tijd mee bezig moeten zijn als jij je time en life- management goed op orde hebt. Zeg eens eerlijk: op welk percentage zit jij?
Dringend, maar niet belangrijk.
Dit zijn taken die bijvoorbeeld voor ‘delegeren’ in aanmerking komen. Het moet gedaan worden, maar niet door jou. Neem de tijd om diegene aan wie je deze taken delegeert goede uitleg te geven wat van hem of haar wordt verwacht. Zorg dat gedelegeerde taken goed geborgd zijn, zodat ze met de gewenste kwaliteit worden uitgevoerd. Doe je dat niet, krijg je ze vroeg of laat alsnog op je bord. Vaak zijn de problemen dan eerder groter geworden dan kleiner. Reserveer 5% van je tijd voor delegatie. Is het herkenbaar voor je dat je nog (te) vaak bezig bent met taken die jij helemaal niet zou moeten doen?
Niet dringend en niet belangrijk.
Als je nou echt niets meer te doen hebt kun je deze wegwerken. Maar eerlijk gezegd zou dit niet meer moeten zijn dan wat social talk bij het koffieapparaat (wat best nuttig kan zijn) – wat snelle uitwisselingen van gegevens tussen jou en je medewerkers. En een beetje sparren en wat vragen beantwoorden die terloops aan de orde komen. Maar aangezien het niet dringend én niet belangrijk is, zou jij je hier gewoon niet mee bezig moeten houden. Hoe zie jij dat?
Wie meegerekend heeft ontdekt dat er nog ongeveer 5% over is van je tijd. Dat is een mooie extra buffer, omdat het leven – en dus ook jouw tijd – nu eenmaal niet precies is te plannen.
De essentie van het Eisenhower-model.
De blokken van Eisenhower maken snel duidelijk wat je direct moet doen en niet kan wachten. Simpel omdat ze én urgent én belangrijk zijn. Maar vooral ook waar je eigenlijk je tijd aan moet besteden omdat het gewoon belangrijk is. Tegelijk leer je wat je vooral niet moet doen en juist aan anderen moet delegeren en overlaten. Tot slot leer je waar jij je tijd zit te verknoeien.
Tip: hoe vaker jij tijd neemt te werken aan wat echt belangrijk is maar niet urgent, hoe minder ad hoc urgentie er zich zal voordoen.
Werk met blokken in je agenda.
De bestseller ‘GRIP’ van auteur Rick Pastoor, is echt een aanbeveling als je orde wilt krijgen in je hoofd en agenda. Misschien wel de belangrijkste tip is: werken met tijdsblokken. Blok realistische tijdblokken in relatie tot taken en projecten. Maar zet ze dan ook echt allemaal in je agenda. En vergeet je reistijd en mailverwerking niet. Niet alleen je afspraken dus, maar alles.
Het is je dagelijkse spoorboekje van uur tot uur. Plan ook adempauzes en de lunch. Van start tot finish heb je duidelijkheid wat je moet doen en waar jouw aandacht en tijd nodig is. Integreer tegelijk hierin de Eisenhower principes. Laat wat wel belangrijk én niet urgent is, domineren in je agenda. Elke dag. Het dwingt je na te denken over wat echt belangrijk en prioriteit heeft. Want een dag is kort en gaat snel voorbij als je hier niet bewust over nadenkt. Het leert je vaker ‘nee’ zeggen wat zich urgent aan je opdringt. Je weet valse urgentie te ontmaskeren als ‘niet belangrijk’. Simpelweg omdat dit niet bijdraagt aan de doelen van jouw organisatie.
Rij voortaan met een tevreden glimlach naar huis.
Wie herkent het niet. Aan het begin van een werkdag heb je precies in je hoofd wat allemaal belangrijk is en wat je allemaal echt gaat doen. Sommige zaken had je al eerder uitgesteld. Maar vandaag ga jij je tanden erin zetten. Maar dan rij je aan het eind van de dag naar huis en je bedenkt je dat het weer niet is gelukt. Je hebt weer niet gedaan wat jij je zo stellig had voorgenomen. Niets is zo frustrerend om hier elke keer weer mee geconfronteerd te worden. Gun jezelf die glimlach als je naar huis gaat. Simpleweg omdat je gedaan hebt wat echt belangrijk was.
